1. SoftwareSoftware de negóciosQuartos de leituraRecursos do contador no QuickBooks Online Accountant

Por Elaine Marmel

Os contadores geralmente precisam reclassificar transações, examinar transações anuladas e excluídas, anular faturas e realizar outras atividades. O QuickBooks Online Accountant (QBOA) contém ferramentas para facilitar a realização dessas atividades.

Para visualizar e usar as ferramentas que o QBOA disponibiliza aos contadores, abra qualquer empresa cliente do QBO. Em seguida, na barra de ferramentas QBOA, clique no botão Ferramentas de contador (aquele que se parece com uma mala). QBOA exibe o menu Ferramentas do contador, mostrado aqui.

Ferramentas de contador QBOA

A página Preparação para impostos no QBOA

Você usa a ferramenta Preparação para impostos para ajustar e revisar contas antes de preparar os impostos do cliente. A página Preparação para impostos substitui a página Balancete. A página foi bem projetada para ajudá-lo a encontrar contas que precisam de ajustes no final do ano e fazê-las facilmente, fornecendo um link para a transação do lançamento contábil manual.

A página que você vê inicialmente apresenta um balancete funcional como o mostrado aqui.

Guia Revisão e ajuste do QBO
  • Os valores na coluna Saldo não ajustado estão bloqueados na página para proteger a integridade dos dados. Se você clicar nos quilates ao lado dos vários títulos (ativos correntes, contas bancárias e assim por diante), descobrirá que pode clicar no link Fazer ajuste na coluna Ações, ao lado de uma conta apropriada, para criar entradas de diário de ajuste para essa conta. Quando você clica no link, o QBOA abre uma janela de lançamento contábil manual, onde é possível gravar a entrada de ajuste - e o QBOA seleciona automaticamente o item É ajustar o lançamento contábil manual? caixa de verificação. Depois de salvar a entrada, o QBOA exibe novamente a página Preparação para impostos e indica que você fez uma alteração (veja a figura a seguir). Se você aceitar a alteração, o QBOA atualizará a página Preparação para impostos para incorporar seu ajuste; além disso, o QBOA altera a coluna Saldo ajustado para refletir seu ajuste.
  • Você pode clicar em qualquer valor em dólar que aparece como um link para visualizar um relatório de todas as transações que compõem esse saldo. No relatório, você pode detalhar uma transação específica e, se necessário, alterá-la. Depois de salvar a transação e exibir novamente o relatório, você pode clicar no link Voltar à preparação para impostos na parte superior da página do relatório para exibir novamente a página Preparação para impostos. Mais uma vez, QBOA indica que você fez uma alteração e, depois de aceitá-la, atualiza a página Preparação para impostos para incorporar a alteração. Você pode usar a seta para baixo na coluna Ações para adicionar notas e anexar documentos a uma linha específica. Isso ajuda a lembrar por que você fez um ajuste específico.

Se você usar o ProConnect Tax Online, o software de preparação de impostos baseado em nuvem da Intuit, para preparar a declaração de imposto de um cliente, precisará garantir que as contas de seu cliente sejam mapeadas corretamente para linhas nos formulários de imposto. O recurso Preparação para impostos mapeia automaticamente a maioria dos saldos de contas para linhas em formulários de impostos que você arquivará para empresas usando o IRS Form 1120 (para empresas) ou 1120s, parcerias que usam o IRS Form 1065, organizações sem fins lucrativos que usam o IRS Form 990 e empresas proprietárias usando Formulário 1040 do IRS. Para outros tipos de organização comercial, você pode atribuir manualmente contas a linhas de formulário de imposto. Você também pode atribuir manualmente linhas nos formulários de imposto para contas que a ferramenta não reconhece e pode alterar as atribuições de linha de imposto, conforme necessário. Observe que o botão Visualizar declaração de imposto parece indisponível se você ainda não selecionou um formulário de imposto para a empresa cliente QBO.

Clique na guia Mapeamento de impostos na página Preparação para impostos para ver a página usada para mapear as informações da empresa QBO do cliente do ano passado diretamente nos formulários de impostos.

Mapeamento fiscal QBO

Se você ainda não selecionou um formulário de imposto para a empresa QBO, na primeira vez em que você selecionar a guia Mapeamento de impostos, será solicitado que você selecione um. Ou você pode clicar no botão Editar (o lápis) ao lado do formulário selecionado no lado inferior esquerdo da página Preparação para impostos e selecionar um formulário de imposto.

Para atribuir uma conta a uma linha do formulário de imposto ou editar a linha à qual uma conta está atribuída, clique no link Atribuir linha de imposto. O QBOA exibe o painel Atribuir linha de imposto no lado direito da tela, que contém uma caixa de listagem na qual você seleciona a linha de formulário de imposto apropriada e, em seguida, clique em Salvar.

Ao terminar de revisar a página Preparação para impostos e fazer ajustes nas entradas, você pode clicar no botão Escolher opção de imposto no canto superior direito da página e clicar em Criar nova devolução ou Atualizar devolução existente (conforme apropriado) para transferir as informações para ProConnect Tax Online e gere uma declaração de imposto. Você não paga nada para usar o recurso Preparação para impostos; você paga apenas quando imprime ou arquiva um retorno do ProConnect Tax Online.

Se você não usa o ProConnect Tax Online ou não é o preparador de impostos, tem a opção de exportar os ajustes para um arquivo de valores separados por vírgula (CSV) (legível pelo Excel) para poder importá-los para um aplicativo separado . Escolha a opção Exportar arquivo CSV no botão Escolher declaração de imposto.

Reclassificando transações no QBOA

Quando você escolhe Reclassificar transações no menu Ferramentas do contador, a página Reclassificar transações é exibida (veja a figura a seguir). Você pode usar esta página para reclassificar transações sem se preocupar com a data de fechamento da empresa.

Transações de reclassificação de QBO

Você usa as informações na seção Contas, no lado esquerdo da página, e na seção Transações, no lado direito da página, para filtrar o período e o tipo de contas (lucro e perda ou balanço) que deseja considerar. Você então seleciona uma conta no lado esquerdo da página e o QBOA exibe transações que atendem aos critérios no lado direito da página. Você pode reclassificar, individualmente ou em grupo, transações que exibem um círculo verde.

Siga estas etapas para reclassificar transações:

 1. No lado esquerdo da página, defina o período que deseja considerar, juntamente com a base contábil.

 2. Na caixa de listagem Exibir, selecione o tipo de conta que você deseja considerar - contas de lucros e perdas ou contas do balanço.

 3. Clique em uma conta na lista abaixo da caixa de listagem Visualizar para examinar as transações dessa conta.

As transações na conta aparecem no lado direito da página.

 4. Acima da lista de transações no lado direito da página, configure filtros para exibir os tipos de transações que você pode considerar reclassificar.

Você pode fazer alterações nas transações que exibem círculos verdes. Você também pode clicar em uma transação para abri-la em sua janela de transação e depois fazer alterações nela.

 5. Para alterar várias transações simultaneamente, selecione-as clicando na caixa de seleção ao lado delas.

 6. Abaixo da lista de transações, marque a caixa de seleção Para selecionar transações, alterar.

 7. Na lista Conta para, especifique uma conta diferente.

Se o acompanhamento de turmas estiver ativado, você também verá um campo para alterar a classe atribuída, da mesma maneira que pode alterar uma conta.

 8. Clique no botão Reclassificar.

Examinando transações anuladas e excluídas

Você pode clicar em Transações anuladas / excluídas no menu Ferramentas do contador para exibir o Registro de auditoria. A visualização padrão do log de auditoria (veja a figura a seguir) mostra informações sobre as transações que foram anuladas ou excluídas. Porém, você pode clicar no botão Filtro para definir uma variedade de filtros diferentes para exibir outros tipos de transações e eventos.

Log de auditoria QBO

Baixa de faturas

A seleção de Baixas faturas no menu Ferramentas do contador exibe a página Baixas faturas, que permite exibir as faturas que você deseja anulá-las e, em seguida, baixá-las para uma conta de sua escolha. Na parte superior da página, você define filtros para exibir as faturas que deseja revisar. Selecione a idade das faturas para visualizar as

  • Superior a 180 dias Maior que 120 dias No período contábil atual Em um período personalizado, você define

Você também pode definir um limite de saldo.

Conforme mostrado na figura a seguir, o QBOA exibe a data, a idade, o número da fatura, o nome do cliente, o valor original da fatura e o valor ainda devido na fatura. Para cancelar as faturas, clique na caixa de seleção ao lado delas. Em seguida, na parte inferior da página, selecione a conta que deseja usar para anular as faturas e clique no botão Visualizar e anular.

O recurso Write Off não faz entradas de ajuste no período atual; em vez disso, faz ajustes no período em que a transação foi criada originalmente - e pode afetar negativamente os períodos fechados. Para anular um item em um período fechado, consulte este artigo online.

Baixa de faturas no QBO

QBOA exibe a caixa de diálogo Confirm Write Off mostrada na figura a seguir. Se as informações na caixa de diálogo estiverem corretas, clique em Write Off. Caso contrário, clique em Cancelar.

QBO faturas selecionadas

Fechando os livros

Você usa o comando Fechar livros no menu Ferramentas do contador para exibir a página Avançado da caixa de diálogo Conta e configurações da empresa QBO, mostrada na figura a seguir. Você pode clicar em qualquer lugar da seção Contabilidade para editar os campos nessa seção, que incluem a data de encerramento dos livros.

Data de encerramento do QuickBooks Online

Você pode definir uma data de encerramento e permitir alterações antes da data de fechamento após a QBO emitir um aviso ou pode ser necessária uma senha para inserir alterações antes da data de fechamento. Clique em Concluído para salvar suas alterações.

Revendo relatórios no QBOA

QBOA contém alguns relatórios de particular interesse para os contadores. Se você abrir uma empresa QBO cliente e, no menu Ferramentas do contador, clique em Relatórios do contador, a página Relatórios será exibida. Os relatórios marcados como favoritos aparecem primeiro e, se você rolar para baixo, encontrará todos os relatórios organizados em vários grupos. Os relatórios no grupo Para meu contador (a maioria aparece na figura a seguir) podem ser de seu interesse particular, pois contêm relatórios como o relatório Balancete ajustado, o relatório Ajustando lançamentos contábeis e muito mais. Ao verificar esses relatórios, role a página para baixo. Para fazer com que qualquer um desses relatórios apareça na parte superior da página Relatórios (para que você não precise rolar para baixo), clique na estrela ao lado do relatório para marcá-lo como favorito.

Se você escolher Relatórios de Gerenciamento no menu Ferramentas do Contador (ou se clicar na guia Relatórios de Gerenciamento que aparece na página Relatórios mostrados), o QBOA listará dois relatórios personalizados no estilo de gerenciamento: Finanças Básicas da Empresa e Finanças Expandidas da Empresa. Ambos os relatórios exibem uma coleção de relatórios, completa com uma página de rosto elegante e um índice. Clique no link Visualizar na coluna Ação para ver os relatórios na tela ou faça o download para o seu computador como arquivos PDF.

O relatório Finanças da empresa expandida contém os resultados, o balanço patrimonial, a demonstração dos fluxos de caixa e os relatórios Detalhe de vencimento de contas a receber e Detalhe de vencimento de contas a receber. O relatório Finanças básicas da empresa contém todos os relatórios, exceto os relatórios Detalhe de vencimento. Se você clicar na seta para baixo na coluna Ações e clicar em Editar, poderá editar um pacote de relatórios para adicionar ou excluir relatórios e modificar a aparência das páginas no relatório, incluindo a determinação de se páginas como o índice aparecem no relatório . Usando a mesma seta para baixo na coluna Ação, você pode enviar esses relatórios por email, exportar as informações para arquivos PDF ou DOCX e fazer cópias deles para poder criar seu próprio conjunto de relatórios de gerenciamento.

Copiar um desses relatórios antes de alterá-lo é uma ótima idéia; Dessa forma, você mantém intacto o relatório original, mas também cria sua própria versão.

Se você escolher Meus relatórios personalizados no menu Ferramentas do contador ou na guia Relatórios personalizados na página Relatórios, os relatórios que você personalizou e salvou serão exibidos. E você pode clicar em Ferramentas de relatórios no menu Ferramentas do contador para definir as datas padrão dos relatórios e a base contábil. Você também pode ver o status de reconciliação da conta para contas em dinheiro e cartão de crédito, além de exibir e definir as informações da data de fechamento da empresa.

Esteja ciente de que quaisquer alterações feitas usando as Ferramentas de relatório redefinem todas as datas padrão do relatório e a base contábil, mesmo se você executar o relatório na tela Relatórios. Portanto, se o seu relatório aparecer usando um conjunto inesperado de datas ou base contábil, verifique os valores definidos em Ferramentas de relatório.

Também no menu Ferramentas do contador, você encontrará o comando Ferramentas de relatórios. Quando você escolhe esse comando, o QBOA exibe a página Padrões de relatório e ferramenta, que permite definir datas padrão que você deseja usar para relatórios e ferramentas na empresa QBO do cliente. Essas datas padrão não se aplicam aos relatórios da folha de pagamento, porque a Folha de pagamento é um produto separado, nem aos Relatórios rápidos, que você executa na página Plano de contas; o período dos Relatórios rápidos é padronizado automaticamente para Desde 90 dias atrás.

A página Padrões de relatório e ferramenta também mostra se os livros estão fechados e fornece um botão para fechá-los, e a página mostra o status de reconciliação das contas bancárias e de cartão de crédito.

Uma breve olhada em outras ferramentas de contador no QBOA

O menu Ferramentas do contador contém algumas outras ferramentas que facilitam a vida de um contador, como a página Reconciliar; Nesta página, você pode optar por reconciliar uma conta selecionada ou revisar os relatórios de reconciliação existentes.

Além disso, no menu Ferramentas do contador, você pode escolher Lançamentos contábeis manuais para exibir a janela Lançamento contábil manual ou Plano de contas para exibir a janela Plano contábil. Você também pode usar o comando Nova janela para abrir rapidamente uma nova janela no QBOA.

Por fim, no menu Ferramentas do contador, você pode escolher o ProConnect Tax Online, que abre uma nova janela do navegador e o leva ao Hub Tax do ProConnect Tax Online, onde você pode ver o status das declarações fiscais de seus clientes. O ProConnect Tax Online se conecta à sua conta QBOA, mas na verdade é um produto separado com seus próprios menus na barra de navegação.