1. Termos de contabilidade básicos para proprietários de pequenas empresas

Por Eric Tyson, Bob Nelson

Você deseja iniciar seu próprio negócio? Antes de assumir a contabilidade e começar a manter os livros para sua pequena empresa, as primeiras coisas com as quais você deve entender são os principais termos contábeis. A seguir, é apresentada uma lista de termos contábeis que todos os contadores usam diariamente.

Contabilidade para pequenas empresas

Contas do balanço

Aqui estão alguns termos contábeis básicos que você deseja conhecer:

  • Balanço: a demonstração financeira que apresenta um instantâneo da posição financeira da empresa (ativos, passivos e patrimônio líquido) em uma data específica no tempo. É chamado de balanço porque as coisas pertencentes à empresa (ativos) devem ser iguais às reivindicações contra esses ativos (passivo e patrimônio). Em um balanço ideal, o total de ativos deve ser igual ao total do passivo mais o patrimônio total. Se seus números se encaixam nessa fórmula, os livros da empresa estão em equilíbrio. (Vá para o Capítulo 3 do Livro 3 para obter mais informações sobre o balanço.) Ativos: tudo o que uma empresa possui para administrar seus negócios com sucesso, como dinheiro, prédios, terrenos, ferramentas, equipamentos, veículos e móveis. Passivo: todas as dívidas que a empresa deve, como títulos, empréstimos e contas a pagar. Capital próprio: todo o dinheiro investido na empresa por seus proprietários. Em uma pequena empresa pertencente a uma pessoa ou a um grupo de pessoas, o patrimônio do proprietário é mostrado em uma conta de capital. Em uma empresa maior incorporada, o patrimônio do proprietário é mostrado em ações. Outra conta-chave do patrimônio líquido é o Lucros acumulados, que rastreia todos os lucros da empresa que foram reinvestidos na empresa em vez de pagos aos proprietários da empresa. Pequenas empresas não incorporadas rastreiam o dinheiro pago aos proprietários em uma conta de desenho, enquanto as empresas incorporadas distribuem dinheiro aos proprietários pagando dividendos (uma parte dos lucros da empresa pagos por ação ordinária do trimestre ou ano).

Contas para a demonstração de resultados

Aqui estão alguns termos contábeis relacionados à demonstração de resultados que você deseja conhecer:

  • Demonstração de resultados: a demonstração financeira que apresenta um resumo da atividade financeira da empresa durante um determinado período de tempo, como um mês, trimestre ou ano. A declaração começa com a receita auferida, subtrai os custos dos produtos vendidos e as despesas e termina com a linha inferior - lucro ou prejuízo líquido. (Consulte o capítulo 2 do livro 3 para obter mais informações sobre a demonstração de resultados.) Receita: todo o dinheiro arrecadado no processo de venda dos bens e serviços da empresa. Algumas empresas também coletam receita por outros meios, como vender ativos de que a empresa não precisa mais ou obter juros oferecendo empréstimos de curto prazo a funcionários ou outras empresas. Custos dos produtos vendidos: todo o dinheiro gasto para comprar ou fabricar os produtos ou serviços que uma empresa planeja vender a seus clientes. Despesas: todo o dinheiro gasto para operar a empresa que não está diretamente relacionado à venda de bens ou serviços individuais.

Outros termos contábeis comuns

Alguns outros termos contábeis comuns incluem o seguinte:

  • Período contábil: o horário em que as informações financeiras estão sendo rastreadas. A maioria das empresas rastreia seus resultados financeiros mensalmente; portanto, cada período contábil é igual a um mês. Algumas empresas optam por fazer relatórios financeiros trimestralmente, portanto os períodos contábeis são de 3 meses. Outras empresas apenas analisam seus resultados anualmente, portanto, seus períodos contábeis são de 12 meses. As empresas que rastreiam suas atividades financeiras mensalmente geralmente também criam relatórios trimestrais e anuais (um resumo das atividades e resultados financeiros da empresa) com base nas informações coletadas. Contas a receber: a conta usada para rastrear todas as vendas de clientes feitas por crédito na loja. O crédito da loja refere-se não às vendas com cartão de crédito, mas às vendas nas quais o cliente recebe crédito diretamente pela loja e a loja precisa receber o pagamento do cliente posteriormente. Contas a pagar: a conta usada para rastrear todas as contas pendentes de fornecedores, contratados, consultores e outras empresas ou indivíduos de quem a empresa compra bens ou serviços. Depreciação: Um método contábil usado para rastrear o envelhecimento e o uso de ativos. Por exemplo, se você possui um carro, sabe que a cada ano que usa o carro, seu valor é reduzido (a menos que você possua um daqueles carros clássicos que aumentam de valor). Todos os principais ativos de uma empresa possuem idades e eventualmente precisam ser substituídos, incluindo edifícios, fábricas, equipamentos e outros ativos importantes. Contabilidade: onde todas as contas da empresa estão resumidas. O General Ledger é o avô do sistema de contabilidade. Juros: o dinheiro que uma empresa precisa pagar se emprestar dinheiro de um banco ou outra empresa. Por exemplo, quando você compra um carro usando um empréstimo de carro, deve pagar não apenas o valor emprestado, mas também dinheiro ou juros adicionais, com base em uma porcentagem do valor emprestado. Inventário: a conta que rastreia todos os produtos que serão vendidos aos clientes. Revistas: Onde os contadores mantêm registros (em ordem cronológica) das transações diárias da empresa. Cada uma das contas mais ativas, incluindo dinheiro, contas a pagar e contas a receber, possui seu próprio diário. Folha de pagamento: a maneira como uma empresa paga a seus funcionários. O gerenciamento da folha de pagamento é uma função essencial do contador e envolve o relato de muitos aspectos da folha de pagamento ao governo, incluindo impostos a serem pagos em nome do funcionário, taxas de desemprego e remuneração dos trabalhadores. Balancete: como você testa para garantir que os livros estejam em equilíbrio antes de reunir informações para os relatórios financeiros e fechar os livros para o período contábil.

Confira aqui uma pequena lista de documentos financeiros importantes para sua pequena empresa.

  1. Dicas de Coaching para promover o crescimento e o sucesso da carreira de seus funcionários

Por Eric Tyson, Bob Nelson

O coaching no trabalho desempenha um papel fundamental no processo de aprendizado dos funcionários que estão desenvolvendo suas habilidades, conhecimentos e autoconfiança. Seus funcionários não aprendem efetivamente quando você simplesmente diz a eles o que fazer. Na verdade, eles geralmente não aprendem nada.

Com a orientação certa, qualquer um pode ser um bom treinador de trabalho. Este artigo considera o que os treinadores de trabalho efetivos fazem e como o fazem, para que você possa treinar seus funcionários em busca de resultados bem-sucedidos.

Coaching de trabalho

Servir como gerente e coach de trabalho

Mesmo que você tenha uma boa noção do que significa ser gerente, você realmente sabe o que significa ser treinador? Um treinador é um colega, conselheiro e líder de torcida, todos reunidos em um. Com base nessa definição, você é um treinador? Por que ou por que não?

Certamente você está familiarizado com o papel de coaches de trabalho em outras áreas. Um treinador de teatro, por exemplo, é quase sempre um ator ou atriz talentoso. O trabalho do treinador de teatro é realizar audições para peças, atribuir papéis, agendar ensaios, treinar e direcionar membros do elenco durante os ensaios, apoiar e incentivar os atores e atrizes durante a produção final. Essas funções não são tão diferentes das funções que os gerentes desempenham em um negócio, são?

Treinar uma equipe de indivíduos não é fácil, e certas características tornam alguns treinadores melhores que outros. Felizmente, como na maioria das outras habilidades de negócios, você pode descobrir, praticar e melhorar as características de bons treinadores. Você sempre pode encontrar espaço para melhorias e bons treinadores são os primeiros a admitir isso. A seguir, estão as principais características e tarefas dos treinadores:

  • Os treinadores de trabalho estabelecem metas. Se a visão de uma pequena empresa é se tornar a principal franquia de pizzas da cidade, aumentar a receita em 20% ao ano ou simplesmente pintar as paredes dos refeitórios este ano, os treinadores trabalham com seus funcionários para definir metas e prazos para conclusão. Eles então vão embora e permitem que seus funcionários determinem como alcançar os objetivos. Os treinadores de emprego apoiam e incentivam. Os funcionários - mesmo os melhores e mais experientes - podem facilmente desanimar de tempos em tempos. Quando os funcionários estão aprendendo novas tarefas, quando uma conta de longo prazo é perdida ou quando os negócios estão em baixa, os treinadores estão lá, prontos para intervir e ajudar os membros da equipe a enfrentar o pior. "Tudo bem, Kim. Você aprendeu com seu erro e eu sei que você acertará na próxima vez! ” Os treinadores de emprego enfatizam o sucesso da equipe em detrimento do sucesso individual. O desempenho geral da equipe é a preocupação mais importante, não as habilidades estelares de um determinado membro da equipe. Os treinadores sabem que ninguém pode levar uma equipe inteira para o sucesso; vencer exige os esforços combinados de todos os membros da equipe. O desenvolvimento de habilidades de trabalho em equipe é uma etapa vital no progresso de um funcionário em uma empresa. Os treinadores de trabalho podem avaliar rapidamente os talentos e deficiências dos membros da equipe. Os treinadores de trabalho mais bem-sucedidos podem determinar rapidamente os pontos fortes e fracos de seus membros da equipe e, como resultado, adaptar sua abordagem a cada um. Por exemplo, se um membro da equipe possui fortes habilidades analíticas, mas poucas habilidades de apresentação, um treinador pode se concentrar em fornecer suporte para o desenvolvimento do funcionário de melhores habilidades de apresentação. "Sabe, Mark, quero passar um tempo com você para tornar suas apresentações mais eficientes." Os treinadores de emprego inspiram os membros de sua equipe. Por meio de seu apoio e orientação, os treinadores são hábeis em inspirar os membros da equipe aos mais altos níveis de desempenho humano. Equipes de indivíduos inspirados estão dispostos a fazer o que for necessário para alcançar os objetivos de sua organização. Os coaches de trabalho criam ambientes que permitem que os indivíduos tenham sucesso. Os grandes treinadores garantem que seus locais de trabalho sejam estruturados para permitir que os membros da equipe corram riscos e ampliem seus limites sem medo de represálias, caso falhem. Os treinadores de trabalho estão disponíveis para aconselhar seus funcionários ou apenas para ouvir seus problemas, conforme necessário. Carol, você tem um minuto para discutir um problema pessoal? Os treinadores de trabalho fornecem feedback. A comunicação e o feedback entre coach e funcionário é um elemento crítico do processo de coaching. Os funcionários devem saber onde estão na empresa - o que estão fazendo certo e o que estão fazendo errado. Igualmente importante, os funcionários devem informar seus treinadores quando precisam de ajuda ou assistência. E ambas as partes precisam desse diálogo em tempo hábil, de forma contínua - não apenas uma vez por ano em uma análise de desempenho.

Demitir alguém não constitui um feedback eficaz. A menos que um funcionário tenha se envolvido em algum tipo de ofensa intolerável (como violência física, roubo ou intoxicação no trabalho), um gerente precisa dar ao empregado muitos comentários verbais e por escrito antes mesmo de considerar a rescisão. Dar vários avisos aos funcionários oferece a eles oportunidades para corrigir deficiências que eles podem não conseguir ver.

Identifique as ferramentas de um coach de trabalho

O coaching de trabalho não é uma atividade unidimensional. Como cada pessoa é diferente, os melhores treinadores de trabalho adaptam sua abordagem às necessidades específicas e individualizadas de seus membros da equipe. Se um membro da equipe é independente e precisa apenas de orientação ocasional, reconheça onde está e ofereça esse nível de suporte. Esse suporte pode consistir em uma verificação ocasional e informal do progresso durante as rondas do escritório

Por outro lado, se outro membro da equipe é inseguro e precisa de mais orientação, o coach de trabalho deve reconhecer a posição desse funcionário e ajudar conforme necessário. Nesse caso, o suporte pode consistir em reuniões formais frequentes com o funcionário para avaliar o progresso e fornecer orientação e orientação, conforme necessário.

Embora você tenha seu próprio estilo de coaching, os melhores treinadores empregam certas técnicas para obter o melhor desempenho dos membros de sua equipe:

  • Arranje tempo para os membros da equipe. Gerenciar é principalmente um trabalho de pessoas. Parte de ser um bom gerente e treinador está disponível para seus funcionários quando eles precisam de sua ajuda. Se você não estiver disponível, seus funcionários poderão procurar outros caminhos para atender às necessidades deles - ou simplesmente parar de tentar trabalhar com você. Sempre mantenha sua porta aberta para seus funcionários e lembre-se de que eles são sua primeira prioridade. Gerenciar andando por aí. Saia regularmente do seu escritório e visite seus funcionários nas estações de trabalho. - Eu tenho um minuto, Elaine? Claro, sempre tenho tempo para você e os outros membros da minha equipe. Forneça contexto e visão. Em vez de simplesmente dizer aos funcionários o que fazer, treinadores de trabalho eficazes explicam o porquê. Os treinadores fornecem a seus funcionários contexto e uma perspectiva geral. Em vez de divulgar longas listas de prós e contras, eles explicam como um sistema ou procedimento funciona e depois definem as partes de seus funcionários no esquema das coisas. “Chris, você tem uma parte muito importante na saúde financeira e vitalidade da nossa empresa. Ao garantir que nossos clientes paguem suas faturas em até 30 dias após o envio dos produtos, podemos manter nosso fluxo de caixa do lado positivo e pagar nossas obrigações como aluguel, energia elétrica e seu cheque de pagamento a tempo. " Transferir conhecimento e perspectiva. Um grande benefício de ter um bom treinador de trabalho é a oportunidade de aprender com alguém que tem mais experiência do que você. Em resposta às necessidades exclusivas de cada membro da equipe, os treinadores transferem seus conhecimentos e perspectivas pessoais. “Enfrentamos essa situação exata há cerca de cinco anos, Dwight. Vou lhe contar o que fizemos na época e quero que você me diga se acha que ainda faz sentido hoje. ” Seja uma caixa de ressonância. Os treinadores de trabalho falam sobre novas idéias e abordagens para resolver problemas com seus funcionários. Os treinadores e funcionários podem considerar as implicações de diferentes abordagens para resolver um problema e representar as reações dos clientes ou clientes antes de testá-las de verdade. Ao usar habilidades de escuta ativa, os treinadores geralmente podem ajudar seus funcionários a resolver problemas e a encontrar as melhores soluções. "Priscilla, você me disse que não acha que seu cliente pagará um aumento de 20% no preço. Que opções você tem para apresentar o aumento de preço e é mais agradável do que outras? ” Obtenha os recursos necessários. Às vezes, os treinadores podem ajudar seus funcionários a dar um salto do desempenho marginal para o excelente, simplesmente fornecendo os recursos que eles precisam. Esses recursos podem assumir várias formas: dinheiro, tempo, equipe, equipamento ou outros ativos tangíveis. “Então, Gene, você está confiante de que podemos melhorar nosso fluxo de caixa se lançarmos mais alguns funcionários nas coleções? Ok, vamos tentar. " Ofereça uma mão amiga. Para um funcionário que está aprendendo um novo emprego e ainda é responsável por executar seu trabalho atual, a carga de trabalho total pode ser esmagadora. Os treinadores podem ajudar os trabalhadores nessa fase de transição, reatribuindo as tarefas atuais a outros funcionários, autorizando horas extras ou tomando outras medidas para aliviar a pressão. "Phoebe, enquanto você estiver aprendendo a solucionar problemas desse novo servidor de rede, vou atribuir sua carga de trabalho de manutenção a Rachel. podemos voltar no final da semana para ver como você está. "

Treinadores de trabalho eficazes ensinam através do programa

Além das funções óbvias de coaching de trabalho de apoiar e incentivar os funcionários em sua busca para atingir os objetivos de uma organização, os gerentes como treinadores também ensinam seus funcionários como atingir os objetivos de uma organização. Partindo da sua experiência, você lidera seus trabalhadores passo a passo nos processos ou procedimentos de trabalho. Depois que eles descobrem como executar uma tarefa, você delegará total autoridade e responsabilidade por seu desempenho.

Para a transferência de habilidades específicas, não é possível encontrar uma maneira melhor de ensinar nem aprender melhor do que o método show-and-tell. Desenvolvido por uma sociedade industrial americana do pós-Segunda Guerra, desesperada para treinar rapidamente novos trabalhadores em processos de fabricação, o show-and-tell é bonito em sua simplicidade e eficácia.

O treinamento show-and-tell tem três etapas:

  1.  Você faz, você diz. Sente-se com seus funcionários e explique o procedimento em termos gerais enquanto executa a tarefa.  Eles dizem, você diz. Agora peça aos funcionários que façam o mesmo procedimento que você explica cada etapa do procedimento.  Eles fazem, eles dizem. Por fim, como você observa, peça a seus funcionários que executem a tarefa novamente, explicando o que estão fazendo.

À medida que você segue essas etapas, peça aos funcionários que criem uma "folha de dicas" das novas etapas a que se referem até que se tornem um hábito.

Bons treinadores de trabalho tornam os pontos de virada em grandes sucessos

Apesar das impressões populares em contrário, 90% da gerência não é o grande evento - o flash ofuscante de brilho que cria mercados onde não existiam anteriormente, a magnífica negociação que resulta em níveis inéditos de cooperação sindical ou a magistral acidente vascular cerebral que catapulta a empresa para as grandes ligas. Não, 90% do trabalho de um gerente consiste em eliminar diariamente os problemas e formar talentos.

Os melhores treinadores estão constantemente à procura de pontos de virada - as oportunidades diárias de sucesso que estão disponíveis para todos os funcionários.

Os grandes sucessos - as vitórias contra os concorrentes, os dramáticos aumentos nas receitas ou lucros, os novos produtos surpreendentes - são geralmente o resultado da construção de uma base de incontáveis ​​pequenos sucessos ao longo do caminho.

Tornar um sistema de alerta por telefone mais responsivo às necessidades de seus clientes, enviar um funcionário para um seminário sobre gerenciamento de tempo, redigir um ótimo contrato de vendas, realizar uma avaliação de desempenho significativa com um funcionário, conhecer um cliente em potencial para o almoço - todos são pontos de virada no dia útil médio. Embora cada evento possa não ser particularmente espetacular por si só, quando agregados ao longo do tempo, eles podem adicionar grandes coisas.

Este é o trabalho de um treinador. Em vez de usar dinamite para transformar os negócios de uma só vez (e arriscar destruir seus negócios, seus funcionários ou a si mesmos no processo), os treinadores de emprego são como os antigos pedreiros que construíram as grandes pirâmides do Egito. O movimento e a colocação de cada pedra individual podem não ter parecido grande coisa quando considerados como uma atividade separada.

No entanto, cada um deles foi um passo importante para alcançar o resultado final - a construção de estruturas inspiradoras que resistiram a milhares de anos de guerra, clima e turistas.

Incorpore o coaching de trabalho nas suas interações diárias

Os treinadores de emprego concentram-se diariamente em passar tempo com os funcionários para ajudá-los a ter sucesso - avaliar seu progresso e descobrir o que podem fazer para ajudar os funcionários a capitalizar os pontos de viragem que se apresentam todos os dias. Os coaches de trabalho complementam e complementam as habilidades e a experiência de seus funcionários, trazendo suas próprias habilidades e experiência para a mesa. Eles recompensam o desempenho positivo e ajudam seus funcionários a aprender lições importantes por cometer erros - lições que, por sua vez, ajudam os funcionários a melhorar seu desempenho futuro.

Por exemplo, suponha que você tenha um estagiário de vendas jovem e inexperiente, mas brilhante e enérgico, em sua equipe. Seu funcionário fez um ótimo trabalho ao entrar em contato com os clientes e fazer ligações de vendas, mas ainda não fechou seu primeiro acordo. Quando você fala com ela sobre isso, ela confessa que está nervosa com seu ponto de virada pessoal: está preocupada com o fato de ficar confusa na frente do cliente e fechar o negócio no último minuto. Ela precisa do seu treinamento.

As diretrizes a seguir podem ajudar você, o coach do trabalho, a lidar com as preocupações de qualquer funcionário:

  • Encontre-se com seu funcionário. Marque uma consulta com seu funcionário o mais rápido possível para uma discussão descontraída das preocupações. Encontre um local silencioso e livre de distrações e coloque o telefone em espera ou encaminhe-o para o correio de voz. Ouço! Uma das coisas mais motivadoras que uma pessoa pode fazer por outra é ouvir. Evite soluções ou palestras instantâneas. Antes de dizer uma palavra, peça ao seu funcionário para atualizá-lo com a situação, as preocupações dela e quaisquer possíveis abordagens ou soluções que ela tenha considerado. Deixe-a falar enquanto você ouve. Reforce o positivo. Comece apontando o que seu funcionário fez certo na situação específica. Informe seu funcionário quando estiver no caminho certo. Dê a ela um feedback positivo sobre seu desempenho. Destaque áreas para melhoria. Indique o que seu funcionário precisa fazer para melhorar e diga a ele o que você pode fazer para ajudar. Concorde com a assistência que você pode fornecer, se seu funcionário precisa de mais treinamento, um orçamento maior, mais tempo ou outra coisa. Fique entusiasmado com sua confiança na capacidade do funcionário de fazer um ótimo trabalho. Siga através. Depois de determinar o que você pode fazer para apoiar seu funcionário, faça-o! Observe quando ela melhora. Verifique periodicamente o progresso que seu funcionário está fazendo e ofereça seu apoio conforme necessário.

Acima de tudo, seja paciente. Você não pode realizar o coaching de trabalho apenas com seus termos. Desde o início, entenda que todo mundo é diferente. Alguns funcionários aprendem mais cedo do que outros e alguns precisam de mais tempo para se desenvolver. As diferenças de capacidade não tornam certos funcionários melhores ou piores que seus colegas de trabalho - eles apenas os diferenciam. Assim como você precisa de tempo para construir relacionamentos e confiar nos negócios, seus funcionários precisam de tempo para desenvolver habilidades e experiência.