1. SoftwareMicrosoft OfficeComo Colaborar no SharePoint a partir do Office 365

Por Peter Weverka

O SharePoint é a plataforma de colaboração em equipe da Microsoft, baseada na Web. As empresas empregam o SharePoint Online para armazenar documentos, gerenciar projetos e permitir que colegas de trabalho colaborem entre si.

O SharePoint Online não é necessariamente onipresente (presente ou encontrado em qualquer lugar), mas tenta ser. Os sites do SharePoint Online são projetados para serem acessíveis de qualquer lugar - de um computador desktop, laptop, tablet ou smartphone. Não importa o dispositivo que você usa, o conteúdo deve estar acessível e fácil de usar.

Este artigo apresenta o SharePoint Online, mostra como encontrar o caminho de um site de equipe, carregar e trabalhar com arquivos em bibliotecas de documentos, compartilhar arquivos com colegas de trabalho, sincronizar arquivos e atualizar seu perfil do Office 365.

Apresentando sites de equipe

Um site de equipe do SharePoint é um espaço de trabalho colaborativo onde os colegas podem trabalhar nos mesmos arquivos, acompanhar projetos e interagir uns com os outros.

A figura mostra um site de equipe típico do SharePoint Online na janela do Office 365. Esses sites podem parecer diferentes dependendo de como os administradores os configuram, mas eles têm as mesmas ferramentas em comum. Um site de equipe fornece os meios para abrir aplicativos do Office 365, carregar e baixar arquivos e colaborar com colegas de trabalho. Essas páginas explicam como efetuar login no site de uma equipe e encontrar o caminho pela tela.

Site da equipe do SharePoint Online

Fazendo login em um site de equipe

Você precisa de uma senha e um endereço de rede para fazer logon em um site de equipe do SharePoint. É provável que você obtenha esses itens com o administrador do sistema da vizinhança. Siga estas etapas para fazer logon em um site de equipe do SharePoint:

  1.  Abra um navegador da web e navegue até o site da equipe da sua organização. A aparência do endereço da web do site de sua equipe depende de sua empresa usar seu próprio nome de domínio (como company.com) ou o formato de nomeação padrão do Office 365 (que se parece com yourcompany.sharepoint.com).  Se você for solicitado a obter credenciais, digite seu nome de usuário, sua senha e clique em OK. O que acontece a seguir depende da aparência do seu ambiente local (no local) e de como o administrador configurou o SharePoint. Você pode entrar no site da equipe sem precisar digitar seu nome de usuário e senha.

Localizando um site de equipe do SharePoint Online

Consulte a figura anterior ao visitar um site de equipe típico do Sharepoint:

  • Iniciador de aplicativos: para iniciar aplicativos Web do Office 365. Devido à sua aparência, às vezes é chamado de menu waffle. Notificações: Para receber alertas administrativos e definidos pelo usuário. Configurações: Para alterar as configurações do usuário. Quais opções você obtém depende do seu nível de privilégio. Menu do usuário: para fazer login, sair e visualizar seu perfil. Pesquisa no site: para encontrar conteúdo no site. Painel de navegação: para acessar conteúdo popular no site da equipe. Normalmente, um administrador do site determina o que aparece no painel Navegação. Listas: Para listar tarefas que precisam ser executadas, incluindo itens de trabalho do projeto e itens de "tarefas a fazer" de uso geral. O SharePoint oferece modelos pré-criados para diferentes tipos de listas, muitos dos quais permitem atribuir itens de lista a usuários específicos do SharePoint. Bibliotecas de documentos: para hospedar arquivos nos quais você e outros membros da equipe podem abrir e trabalhar.

Um site do SharePoint é um site como outro qualquer. Você pode criar marcadores no seu navegador para os lugares do SharePoint que você visita com frequência.

Como trabalhar com bibliotecas de documentos

A biblioteca de documentos é o repositório de dados fundamental em um site do SharePoint. Não deixe a palavra documento enganar você. Você pode armazenar qualquer tipo de arquivo em uma biblioteca de documentos.

Use a biblioteca de documentos para armazenar arquivos com a finalidade de colaboração. Essas páginas explicam como abrir arquivos na biblioteca de documentos, fazer upload de arquivos, co-editar e compartilhar arquivos.

Abrindo um arquivo em uma biblioteca de documentos

Siga estas etapas para localizar e abrir um arquivo:

  1.  Use a barra de navegação para encontrar e selecionar o arquivo que deseja abrir. O administrador pode ter colocado um atalho para a biblioteca de documentos na home page do site da equipe ou em outro local do site.  Clique no botão Abrir (os três pontos) ao lado do nome do arquivo que você deseja abrir. Uma janela pop-up aparece, como mostrado. Ele mostra uma visualização do arquivo, para que você possa abrir o arquivo correto.  Clique no botão Mais ações (três pontos, novamente). A figura mostra onde o botão Mais ações está localizado. Um menu pop-up aparece com todas as ações possíveis que você pode executar com o arquivo, conforme mostrado.  Abra o arquivo Você pode abrir o arquivo em um aplicativo da área de trabalho do Office ou em um Office Web App:
  • Aplicativo de área de trabalho do Office: escolha a primeira opção no menu pop-up. Por exemplo, se você estiver lidando com um documento do Word, escolha Abrir no Word. O arquivo é baixado no seu computador para que você possa trabalhar nele. As alterações feitas no arquivo do seu computador são carregadas automaticamente na cópia armazenada no SharePoint. Office Web App: Escolha a segunda opção no menu pop-up, a opção com a palavra online em seu nome. Um Web App é aberto para que você possa editar o arquivo.
Biblioteca de documentos do SharePoint

Aqui está um atalho: Para abrir um arquivo em um Office Web App, basta clicar no nome em uma biblioteca de documentos.

Como trabalhar com colegas de trabalho no mesmo arquivo

Às vezes, quando você tenta abrir um arquivo, não pode fazê-lo porque alguém chegou lá primeiro. Os administradores decidem se mais de uma pessoa pode editar um arquivo ao mesmo tempo.

Se um arquivo permitir mais de um editor, siga estas etapas para abrir um arquivo que está sendo editado no momento e faça suas próprias contribuições:

  1.  Abra um arquivo na biblioteca de documentos. O tópico anterior deste capítulo explica como abrir um arquivo. A figura a seguir mostra um arquivo do Word aberto no Word Web App.  Procure indicações de que o arquivo está sendo editado por um colega no momento. Conforme mostrado, o Word Web App informa o nome (ou nomes) de outras pessoas que trabalham no arquivo. Se você olhar com cuidado, também poderá ver a localização do cursor de outros editores. O SharePoint é perfeitamente adequado, permitindo que várias pessoas colaborem no mesmo arquivo.  Faça suas alterações editoriais no arquivo.  Quando terminar de editar, clique no botão Voltar do navegador da Web ou no Iniciador de aplicativos do Office 365 para retornar ao site da equipe. Não se preocupe em salvar as alterações em um arquivo. O Office 365 salva suas alterações automaticamente.
Coedição no SharePoint Online

Como fazer upload de arquivos para uma biblioteca de documentos

Siga estas etapas para carregar um arquivo do seu computador para uma biblioteca de documentos do SharePoint Online:

  1.  No SharePoint, vá para a biblioteca de documentos em que deseja carregar o arquivo.  Clique em Upload. Conforme mostrado na figura a seguir, a caixa de diálogo Adicionar um documento é exibida. Se você não vir o botão Upload em uma biblioteca de documentos, fale com seu administrador. Você pode não ter permissão para fazer upload de arquivos.  Na caixa de diálogo Adicionar um documento, clique no botão Escolher arquivos.  Na caixa de diálogo Abrir, selecione o arquivo que você deseja carregar e clique em Abrir. Você pode carregar mais de um arquivo, selecionando mais de um na caixa de diálogo Abrir.  Na caixa de diálogo Adicionar um documento, digite os comentários da versão, se necessário. O SharePoint pode ser configurado para armazenar várias versões do mesmo documento. Seu administrador pode exigir que você insira comentários para descrever o arquivo que você enviou.  Clique OK. Enquanto você está nisso, veja se o arquivo que você enviou aparece na biblioteca de documentos.
fazendo upload para a biblioteca de documentos

Para fazer upload de arquivos, você pode arrastar um ou mais arquivos de uma janela do File Explorer no seu computador e soltá-los em uma biblioteca de documentos. Quão conveniente!

Como compartilhar arquivos com colegas de trabalho

Na terminologia do SharePoint, compartilhar significa conscientizar os colegas sobre um arquivo que eles podem editar. Depois de compartilhar um arquivo, você pode alertar os colegas de trabalho por email que o arquivo foi compartilhado. Às vezes, os administradores não permitem que alguém compartilhe um arquivo, mas se você pode compartilhar arquivos, siga estas etapas para compartilhar um arquivo com um colega de trabalho:

  1.  Localize o arquivo que deseja compartilhar e clique no botão Abrir. Procure os três pontos ao lado do nome do arquivo para encontrar o botão Abrir. Uma janela pop-up aparece.  Clique em Compartilhar na parte inferior da janela pop-up. Você vê a caixa de diálogo Compartilhar, como mostrado. colaboração no escritório Convidar um colega de trabalho para colaborar em um arquivo.  Digite o nome da pessoa com quem você deseja compartilhar o arquivo. O SharePoint abre uma lista suspensa assim que você começa a digitar. Você pode escolher um nome da lista.  Digite uma mensagem descritiva. Você pode explicar qual é o arquivo e por que deseja compartilhá-lo.  Marque ou desmarque a opção Exigir login. Desmarque a opção Exigir entrada, se desejar compartilhar o arquivo com pessoas de fora da sua organização. Para uso comercial comum, selecione esta opção para garantir que apenas os membros do site da equipe possam visualizar o arquivo.  Selecione a opção Enviar um convite por email.  Clique no botão Compartilhar.

A figura a seguir mostra a aparência de uma mensagem de compartilhamento para a pessoa que a recebe. O destinatário pode clicar no botão Abrir para abrir o arquivo e começar a trabalhar nele.

Um convite para compartilhar um arquivo.

Como visualizar arquivos offline

Às vezes, seu computador não consegue acessar o portal do SharePoint Online. Por exemplo, imagine que você está em um avião e precisa atualizar alguns arquivos de trabalho, mas não está conectado ao SharePoint. Para resolver esse problema de acesso offline a documentos, o Office 365 nos dá a oportunidade de sincronizar arquivos. A sincronização permite acessar arquivos baseados no SharePoint em seu computador local e não precisa se preocupar em ter uma conexão com a Internet. Depois que você se reconecta à Internet (depois que o avião pousa), o OneDrive sincroniza os arquivos com suas contrapartes online.

É importante entender que o OneDrive sincroniza duas cópias de cada arquivo, uma cópia armazenada em uma biblioteca de documentos do SharePoint Online e a outra cópia armazenada localmente no seu computador.

Siga estas etapas para sincronizar arquivos do SharePoint com arquivos com o mesmo nome no OneDrive:

  1.  No SharePoint, localize a biblioteca de documentos que você deseja sincronizar com o seu computador. Você não precisa sincronizar todas as bibliotecas de documentos do site da equipe. Sincronize apenas os arquivos que você deseja acessar offline.  No menu da biblioteca de documentos, clique em Sincronizar. A figura a seguir mostra onde o botão Sync está localizado. Uma notificação pop-up informa que o SharePoint está baixando o conteúdo da biblioteca de documentos e sincronizando-o com o cliente do OneDrive for Business.  Na área de notificação da barra de tarefas do Windows 10, clique no ícone do OneDrive. Como mostrado, este ícone se parece com uma nuvem. Uma lista de arquivos sincronizados recentemente é exibida, nesse caso os arquivos da biblioteca de documentos.  Na janela do OneDrive, clique em Abrir pasta para exibir suas cópias de arquivos locais. A partir de agora, você poderá trabalhar nesses arquivos localmente ou diretamente do SharePoint. O OneDrive manterá todas as alterações sincronizadas automaticamente.

Aprofundando no Office 365

O Office 365 oferece a tela Delve para atualizar seu perfil e se comunicar melhor com os membros da equipe. Dependendo do tamanho da sua organização, garantir que o seu perfil do Office 365 esteja atualizado pode ser extremamente útil. Os colegas de trabalho podem olhar para o seu perfil do Office 365 para ver se você é o ajuste certo para um projeto. Eles podem olhar para o seu perfil para descobrir como encontrá-lo. A tela do Delve é um pouco como um portal de mídia social, pois oferece uma maneira conveniente de se comunicar com sua equipe.

Siga estas etapas para se aprofundar no Office 365:

  1.  No SharePoint Online, abra o menu Usuário e clique em Meu Perfil. O menu do usuário está localizado no canto superior direito da tela do Office 365. A tela Delve é aberta, como mostrado.  Use os controles na tela Delve para atualizar seu perfil e interagir com colegas. Você pode personalizar essa tela para se tornar mais apresentável aos seus colegas de trabalho.  Clique em Atualizar perfil quando terminar de fazer as alterações.