1. Como personalizar a faixa de opções nos programas do Office 2019

Por Peter Weverka

Como você já deve saber, o Ribbon é o trecho de terreno na parte superior de todos os programas do Office. A faixa de opções é composta por guias. Em cada guia, os comandos são organizados por grupo. Para realizar uma tarefa, visite uma guia na faixa de opções, localize o grupo com o comando desejado e escolha o comando. Se você é tão inclinado, pode personalizar a faixa de opções. Você pode colocar as guias e os comandos que conhece e ama onde deseja encontrá-los na faixa de opções. E você pode remover guias e comandos que não são úteis para você.

Para personalizar a faixa de opções, abra a guia Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções com uma destas técnicas:

  • Na guia Arquivo, escolha Opções e selecione a categoria Personalizar faixa de opções na caixa de diálogo Opções. Clique com o botão direito do mouse em uma guia ou botão e escolha Personalizar a faixa de opções.

Você vê comandos para personalizar a faixa de opções, como mostrado. O lado direito da caixa de diálogo (“Personalizar a faixa de opções”) lista os nomes de guias, grupos dentro de guias e comandos nos grupos que estão atualmente na faixa de opções. Para personalizar a faixa de opções, organize o lado direito da caixa de diálogo ao seu gosto. Você lista as guias, grupos e comandos que deseja para a faixa de opções no lado direito da caixa de diálogo.

Personalizar a categoria Faixa de opções

O lado esquerdo da caixa de diálogo ("Escolha comandos de") apresenta todas as guias, grupos e comandos no seu programa do Office. Para personalizar a faixa de opções, selecione uma guia, grupo ou comando no lado esquerdo da caixa de diálogo e mova-o para o lado direito, clicando no botão Adicionar.

Continue lendo para descobrir como exibir guias, grupos e comandos na caixa de diálogo Opções e como fazer todo o resto referente à personalização da Faixa de Opções. Caso você faça um hash da faixa de opções, também encontrará instruções para restaurar a faixa ao seu estado original.

Exiba e selecione os nomes da guia, grupo e comando da faixa de opções

Para personalizar a faixa de opções, é necessário exibir e selecionar nomes de guias, nomes de grupos e nomes de comandos na caixa de diálogo Opções. Comece abrindo as listas suspensas e escolhendo uma opção de exibição:

  • Escolha comandos de: escolha uma opção para localizar a guia, o grupo ou o comando que você deseja adicionar à faixa de opções. Por exemplo, escolha Todos os comandos para ver uma lista alfabética de todos os comandos no programa do Office em que você está trabalhando; escolha guias principais para ver uma lista de guias. Personalizar a faixa de opções: Escolha uma opção para exibir os nomes de todas as guias, guias principais ou guias de ferramentas. Guias de ferramenta são as guias sensíveis ao contexto que aparecem após você inserir ou clicar em algo. Por exemplo, as guias Ferramentas de tabela aparecem quando você constrói tabelas no Word.

Depois de escolher as opções de exibição nas listas suspensas, é possível exibir os nomes dos grupos e comandos:

  • Exibindo nomes de grupos: Clique no ícone de sinal de adição ao lado de um nome de guia para ver os nomes de seus grupos. Você pode clicar no ícone de sinal de menos para dobrar os nomes dos grupos novamente em um nome de guia. Exibindo nomes de comando em grupos: Clique no ícone de sinal de adição ao lado de um nome de grupo para ver os nomes de seus comandos. Você pode clicar no ícone de sinal de menos para recolher os nomes dos comandos.

Depois de exibir o nome da guia, grupo ou comando, clique para selecioná-lo.

Como mover guias e grupos na faixa de opções

Para alterar a ordem das guias na faixa de opções ou grupos em uma guia, vá para a categoria Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções e selecione o nome de uma guia ou grupo no lado direito da caixa de diálogo. Em seguida, clique no botão Mover para cima ou Mover para baixo (os botões de seta localizados no lado direito da caixa de diálogo). Clique nesses botões conforme necessário até que as guias ou grupos estejam na ordem que você achar melhor.

Tenha cuidado ao mover grupos clicando no botão Mover para cima ou Mover para baixo. Clicar nesses botões muitas vezes pode mover um grupo para uma guia diferente na faixa de opções.

Adicionar, remover e renomear guias, grupos e comandos da faixa de opções

Na caixa de diálogo Opções, exiba e selecione a guia, grupo ou comando que você deseja adicionar, remover ou renomear. Em seguida, prossiga para adicionar, remover ou renomeá-lo.

Adicionando itens à faixa de opções

Siga estas etapas para adicionar uma guia, grupo ou comando à faixa de opções:

  1.  No lado esquerdo da categoria Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções, selecione a guia, o grupo ou o comando que você deseja adicionar. Por exemplo, para adicionar o grupo Tabelas à guia Página Inicial, selecione o grupo Tabelas. Os comandos podem ser adicionados apenas a grupos personalizados. Para adicionar um comando à faixa de opções, crie um novo grupo para o comando.  No lado direito da caixa de diálogo, selecione a guia ou grupo personalizado onde deseja colocar o item. Se você estiver adicionando uma guia à faixa de opções, selecione uma guia. A guia que você adicionar irá após a guia que você selecionar.  Clique no botão Adicionar.

Removendo itens da faixa de opções

Siga estas etapas para remover uma guia, grupo ou comando da faixa de opções:

  1.  No lado direito da categoria Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções, selecione a guia, o grupo ou o comando que deseja remover.  Clique no botão Remover.

Exceto pelas guias criadas por você, você não pode remover as guias da faixa de opções. E você não pode remover um comando a menos que você o remova de um grupo que você mesmo criou.

Renomeando guias e grupos

Desculpe, você não pode renomear um comando. Siga estas etapas para renomear uma guia ou grupo:

  1.  No lado direito da categoria Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções, selecione a guia ou o grupo que deseja renomear.  Clique no botão Renomear. Você vê a caixa de diálogo Renomear, como mostrado.  Digite um novo nome e clique em OK. Ao renomear um grupo que você mesmo criou, você pode escolher um símbolo para o grupo na caixa de diálogo Renomear.
Renomeando guias da faixa de opções

Como criar novas guias e grupos da faixa de opções

Crie novas guias e grupos na faixa de opções para comandos especialmente úteis para você. Siga estas etapas na categoria Personalizar faixa de opções da caixa de diálogo Opções para criar uma nova guia ou grupo:

  1.  No lado direito da caixa de diálogo, exiba e selecione o nome de uma guia ou grupo. Guia: se você estiver criando uma guia, selecione um nome para ela. A guia que você criar aparecerá após a guia que você selecionar. Grupo: se você estiver criando um grupo, selecione um nome de grupo. O grupo que você criar aparecerá após o grupo que você selecionar. Clique no botão Nova guia ou Novo grupo. O programa do Office cria uma nova guia ou grupo chamado "Nova guia (personalizada)" ou "Novo grupo (personalizada)". Se você criou uma guia, o Office também cria um novo grupo dentro da nova guia. Clique no botão Renomear para dar um nome à guia, ao grupo ou aos dois. Na caixa de diálogo Renomear, digite um nome descritivo e clique em OK. Se você estiver nomeando um grupo, a caixa de diálogo Renomear oferece a oportunidade de selecionar um ícone para ajudar a identificar o grupo. Adicione grupos, comandos ou ambos à sua guia ou grupo recém-criado.

Como redefinir suas personalizações da faixa de opções

Se você criar um hash da faixa de opções, nem tudo será perdido, pois você poderá restaurar as configurações originais. Na caixa de diálogo Opções, clique no botão Redefinir e escolha um destes comandos na lista suspensa:

  • Redefinir apenas a guia da faixa de opções selecionada: selecione um nome de guia no lado direito da caixa de diálogo Opções e escolha este comando para restaurar uma guia ao seu estado original. Redefinir todas as personalizações: escolha este comando para restaurar a faixa de opções na sua totalidade. Todas as alterações feitas são revertidas.

Você também pode remover guias e grupos que criou, se descobrir que não precisa deles.

  1. SoftwareMicrosoft OfficeComo criar gráficos no Office 365

Por Peter Weverka

Os fãs de tabelas e gráficos ficarão felizes em saber que colocar um gráfico em um documento do Word, planilha do Excel ou slide do PowerPoint - todos disponíveis como parte do Microsoft Office 365 - é bastante fácil. Antes de entrar em detalhes, aqui estão as etapas básicas que todos precisam saber para criar um gráfico no Word, Excel e PowerPoint:

  1.  Vá para a guia Inserir.  Se você estiver trabalhando no Microsoft Excel, selecione os dados que você usará para gerar o gráfico (no Word e no PowerPoint, pule para a Etapa 3). No Excel, você seleciona os dados em uma planilha antes de criar o gráfico, mas no Word e no PowerPoint, insere os dados para o gráfico depois de criar o gráfico.  Selecione o tipo de gráfico que você deseja. Como você seleciona um tipo de gráfico depende do programa em que está trabalhando: Excel: Na guia Inserir, abra a lista suspensa em um dos botões no grupo Gráficos (coluna, barra etc.) e selecione um tipo de gráfico; ou clique no botão Gráficos recomendados ou no botão do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogo Inserir gráfico e selecionar um gráfico lá. Como mostrado, a caixa de diálogo Inserir gráfico mostra todos os tipos de gráficos que você pode criar. Vá para a guia Gráficos recomendados para ver quais gráficos o Excel recomenda.  Word e PowerPoint: Clique no botão Gráfico. Você vê a caixa de diálogo Inserir gráfico mostrada. Selecione um tipo de gráfico, selecione uma variação e clique em OK. Uma grade de dados é aberta na tela. (No PowerPoint, você também pode clicar no ícone Gráfico em um quadro de espaço reservado para abrir a caixa de diálogo Inserir gráfico.)  No Word e no PowerPoint, substitua os dados de amostra na grade de dados pelos necessários para gerar seu gráfico. Depois de terminar de inserir os dados, clique no botão Fechar na grade de dados.  Modifique seu gráfico, se desejar. As guias e botões das Ferramentas de gráfico, à direita do gráfico, oferecem comandos para fazer com que um gráfico pareça mais ou menos.
escolhas de gráfico

Clique no botão Recente na caixa de diálogo Inserir gráfico para ver todos os gráficos que você examinou na pesquisa do gráfico correto.

E se você decidir excluir o gráfico que criou? Clique no perímetro para selecioná-lo e pressione a tecla Delete.

Como escolher o gráfico certo

Se você é fã de gráficos, a grande variedade de gráficos pode fazer você se sentir como uma criança em uma loja de doces, mas se os gráficos não são o seu forte, a riqueza de gráficos que você pode escolher pode ser assustadora. Você pode escolher entre gráficos em 17 categorias. Qual gráfico é o melhor? A regra de ouro para escolher um tipo de gráfico é escolher aquele que apresenta informações sob a luz mais brilhante possível. O objetivo de um gráfico é comparar informações entre diferentes categorias. Selecione um gráfico que faça a comparação para que outros possam fazer comparações claramente. A tabela descreve os 17 tipos de gráficos e explica resumidamente quando usar cada tipo de gráfico.

Como fornecer os dados brutos para seu gráfico

Cada gráfico é construído a partir de dados brutos - os números e rótulos que você seleciona em uma planilha do Excel (no Excel) ou insere na grade de dados (no Word e PowerPoint). Se você estiver operando no Word ou no PowerPoint, verá na grade de dados exemplos de dados em um intervalo de dados, conforme mostrado. As informações dentro do intervalo de dados são usadas para gerar o gráfico. Você pode dizer onde o intervalo de dados começa e termina porque está entre uma borda azul. Seu trabalho é substituir os dados de amostra no intervalo de dados pelos seus próprios. À medida que você insere seus dados, o gráfico no slide ou na página toma forma.

insira dados na grade de dados

À medida que você insere números e etiquetas na grade de dados, observe seu gráfico tomar forma. Aqui estão os princípios básicos da inserção de dados na grade de dados:

  • Inserindo os dados em uma célula: Uma célula é a caixa em uma grade de dados onde uma coluna e uma linha se cruzam; cada célula pode conter um item de dados. Para inserir dados em uma célula, clique na célula e comece a digitar. Quando terminar, pressione Enter, pressione Tab ou clique em uma célula diferente. Excluindo os dados em uma célula: Para excluir os dados em uma célula, incluindo os dados de amostra, clique na célula e pressione Excluir. Exibindo os números: Quando um número é muito grande para caber em uma célula, o número é exibido em notação científica (você pode clicar duas vezes no número para aumentar a célula em que está localizado). Não se preocupe - o número ainda está registrado e é usado para gerar seu gráfico. Você pode exibir números grandes, ampliando as colunas nas quais os números são encontrados. Mova o ponteiro entre as letras da coluna (A, B e assim por diante na parte superior da planilha) e, quando vir a seta de duas pontas, clique e arraste para a direita. Alterando o tamanho do intervalo de dados: Para colocar mais ou menos células no intervalo de dados, mova o ponteiro para o canto inferior direito do intervalo de dados e, quando o ponteiro mudar para uma seta de duas pontas, clique e arraste para que a caixa azul inclui apenas os dados que você deseja para o seu gráfico.

A grade de dados oferece o botão Editar dados no Microsoft Excel, caso você queira inserir dados para seu gráfico no Excel. Clique neste botão e insira dados no Excel, se você estiver confortável trabalhando lá.

No Word e no PowerPoint, clique no botão Editar dados na guia Design (Ferramentas de gráfico) a qualquer momento para abrir a grade de dados e mexer nos números e dados dos quais o gráfico é gerado.

Como posicionar seu gráfico em uma pasta de trabalho, página ou slide

Para alterar a posição de um gráfico, clique para selecioná-lo, clique em seu perímetro e, quando vir a seta de quatro pontas, comece a arrastar. Caso contrário, siga estas instruções para chegar ao seu gráfico onde você deseja:

  • Excel: para mover seu gráfico para uma planilha diferente ou criar uma nova planilha para retê-lo, vá para a guia Design (Ferramentas de Gráfico) e clique no botão Mover Gráfico. Você vê a caixa de diálogo Mover gráfico. Para mover o gráfico para uma planilha diferente, clique no botão de opção Objeto, escolha a planilha na lista suspensa e clique em OK. Para criar uma nova planilha para um gráfico, clique no botão de opção Nova Planilha, digite um nome para a nova planilha e clique em OK. Palavra: iniciando na exibição Layout de impressão, selecione seu gráfico e, na guia Formato Layout ((Ferramentas do gráfico)), clique no botão Posição (talvez seja necessário clicar primeiro no botão Organizar, dependendo do tamanho da tela). Você vê uma lista suspensa com opções de quebra de texto. Escolha a opção que descreve como você deseja que o texto ao redor se comporte quando ele colide com o gráfico.

Você também pode posicionar um gráfico selecionando-o, clicando no botão Opções de layout e escolhendo uma opção no menu suspenso Opções de layout. O botão Opções de layout aparece à direita de um gráfico após a seleção de um gráfico.

  • PowerPoint: selecione o gráfico e arraste-o no slide para a posição correta.
  1. SoftwareMicrosoft OfficeComo alterar a aparência de um gráfico no Office 365

Por Peter Weverka

O Office apresenta muitas maneiras diferentes de refinar um gráfico. Como mostrado, você pode clicar em um dos três botões - Elementos do gráfico, Estilos de gráfico ou Filtros de gráfico - que aparecem ao lado de um gráfico quando você o seleciona. Você também pode ir para a guia Design (Ferramentas de gráfico) e a guia Formato (Ferramentas de gráfico). Suas oportunidades para mexer com um gráfico são muitas.

alterando gráficos no Office

Essas páginas explicam como alterar a aparência e o layout de um gráfico nos programas Microsoft Off 365, começando com a maior alteração possível - trocando um tipo de gráfico por outro.

Como alterar o tipo de gráfico

A maior maneira de revisar um gráfico é descartá-lo em favor de um tipo de gráfico diferente. Felizmente para você, o Office simplifica essa tarefa no Microsoft Excel, Word e PowerPoint. Siga estas etapas para alterar uma abóbora em uma carruagem ou um gráfico existente em um tipo diferente de gráfico:

  1.  Clique no seu gráfico para selecioná-lo.  Na guia Design (Ferramentas de gráfico), clique no botão Alterar tipo de gráfico ou clique com o botão direito do mouse no gráfico e escolha Alterar tipo de gráfico no menu de atalho. A caixa de diálogo Alterar tipo de gráfico é exibida. Parece familiar? Essa é a mesma caixa de diálogo usada para criar seu gráfico em primeiro lugar.  Selecione um novo tipo de gráfico e clique em OK. Nem todos os tipos de gráfico podem ser convertidos com sucesso em outros tipos de gráfico. Você pode ter criado um monstro; nesse caso, volte para a Etapa 1 e comece tudo de novo ou clique no botão Desfazer.

Como alterar o tamanho e a forma de um gráfico

Para tornar um gráfico mais alto ou mais amplo, siga estas instruções:

  • Clique no perímetro do gráfico para selecioná-lo e arraste uma alça lateral para aumentá-la ou uma alça na parte superior ou inferior para aumentá-la. Vá para a guia Formato (Ferramentas de gráfico) e insira as medidas nas caixas Altura e Largura. Você pode encontrar essas caixas no grupo Tamanho (talvez seja necessário clicar no botão Tamanho para vê-las, dependendo do tamanho da tela).

Como escolher uma nova aparência para o seu gráfico

Selecione seu gráfico e experimente estas maneiras diferentes de mudar sua aparência:

  • Selecione um estilo de gráfico: Na guia Design (Ferramentas de gráfico), escolha uma opção na galeria Estilos de gráfico. Ou clique no botão Estilos de gráfico e selecione um estilo no menu suspenso. Essas opções da galeria são bastante sofisticadas. Você teria dificuldade em criar esses gráficos por conta própria. Alterar o esquema de cores: Na guia Design (Ferramentas de gráfico), clique no botão Alterar cores e selecione uma cor na lista suspensa. Ou clique no botão Estilos de gráfico e selecione uma cor no menu suspenso.

Se o seu arquivo incluir mais de um gráfico, torne os gráficos consistentes entre si. Dê a eles uma aparência semelhante para que seu arquivo não se transforme em um desfile de moda em gráficos. Você pode tornar os gráficos consistentes entre si, escolhendo opções semelhantes para os gráficos na galeria Estilos de gráfico.

Como alterar o layout de um gráfico

Os gráficos são compostos de diferentes elementos - a legenda, os rótulos e os títulos. A figura a seguir identifica os elementos do gráfico. A localização desses elementos depende de você. A decisão de incluí-los também depende de você. Você pode, por exemplo, colocar a legenda no lado direito do gráfico ou ficar sem legenda. Ao escolher quais elementos incluir e onde colocar elementos, você cria um layout para seu gráfico.

elementos de layout de um gráfico do Office

Selecione seu gráfico e experimente estas técnicas para decidir sobre um layout:

  • Na guia Design (Ferramentas de gráfico), clique no botão Layout rápido e selecione uma opção na galeria. Na guia Design (Ferramentas de gráfico), clique no botão Adicionar elemento do gráfico. Em seguida, escolha um elemento na lista suspensa e, no submenu, escolha se deseja colocar o elemento (a opção Nenhum) ou onde colocá-lo. Clique no botão Elementos do gráfico, escolha um elemento no menu suspenso e escolha se deseja colocá-lo (a opção Nenhum) ou onde colocá-lo. A figura a seguir, por exemplo, mostra como escolher onde colocar a legenda.
elementos do gráfico

Passe o ponteiro do mouse sobre as opções nos menus Elementos do gráfico e veja seu gráfico. Você pode ver imediatamente o que cada opção faz no seu gráfico.

Para remover nomes de séries ou categorias de um gráfico, clique no botão Filtros de gráfico e, no menu suspenso, desmarque um botão de opção de coluna ou linha.

Como lidar com as linhas de grade

Linhas de grade são linhas que cruzam um gráfico e indicam medições de valor. A maioria dos gráficos inclui linhas de grade principais para mostrar onde barras ou colunas se encontram ou superam uma unidade de medida principal, e você também pode incluir linhas de grade menores e mais fracas que marcam medições menos significativas.

Use estas técnicas para lidar com linhas de grade:

  • Na guia Design (Ferramentas de gráfico), clique no botão Adicionar elemento do gráfico, escolha Linhas de grade na lista suspensa e selecione ou desmarque uma opção no submenu. Clique no botão Elementos do gráfico, escolha Linhas de grade e marque ou desmarque uma caixa de seleção no submenu, como mostrado.
Botão Elementos do gráfico

Desmarcar todas as opções de linha de grade remove as linhas de grade de um gráfico. Escolha Mais opções no submenu para abrir o painel de tarefas Formatar linhas de grade principais, onde você pode alterar a cor das linhas de grade, tornar as linhas de grade semitransparentes e tornar as linhas de grade mais largas ou mais estreitas.

Linhas de grade são essenciais para ajudar a ler gráficos, mas tenha muito, muito cuidado ao exibir pequenas linhas de grade nos gráficos. Essas linhas podem tornar seu gráfico ilegível. Eles podem transformar um gráfico perfeitamente bom em um elegante terno listrado.

Como alterar a cor, fonte ou outro elemento específico do gráfico

A guia Formato (Ferramentas de gráfico) é o local para alterar a cor, a largura da linha, a fonte ou o tamanho da fonte de um elemento do gráfico. Vá para a guia Formato (Ferramentas do gráfico), por exemplo, para alterar a cor das barras em um gráfico de barras, a cor do texto ou a cor do plano de fundo do gráfico.

Siga estas etapas básicas para alterar uma cor, largura da linha, fonte ou tamanho da fonte em parte de um gráfico:

  1.  Vá para a guia Formato (Ferramentas de gráfico).  Na lista suspensa Elementos do gráfico, selecione o elemento do gráfico que precisa de um lifting. Você pode encontrar esta lista no canto superior esquerdo da tela, como mostrado.  Clique no botão Seleção de formato. O painel de tarefas Formatar é aberto.  Formate o elemento do gráfico selecionado. No painel de tarefas Formatar, você encontra todas as ferramentas necessárias para alterar a cor, o contorno e o tamanho de um elemento do gráfico.
Lista suspensa Elementos do gráfico

Se suas experiências com o retoque de um gráfico derem errado e você desejar recomeçar, clique no botão Redefinir para corresponder ao estilo na guia Formato (Ferramentas de gráfico).

  1. SoftwareMicrosoft OfficeComo Colaborar no SharePoint a partir do Office 365

Por Peter Weverka

O SharePoint é a plataforma de colaboração em equipe da Microsoft, baseada na Web. As empresas empregam o SharePoint Online para armazenar documentos, gerenciar projetos e permitir que colegas de trabalho colaborem entre si.

O SharePoint Online não é necessariamente onipresente (presente ou encontrado em qualquer lugar), mas tenta ser. Os sites do SharePoint Online são projetados para serem acessíveis de qualquer lugar - de um computador desktop, laptop, tablet ou smartphone. Não importa o dispositivo que você usa, o conteúdo deve estar acessível e fácil de usar.

Este artigo apresenta o SharePoint Online, mostra como encontrar o caminho de um site de equipe, carregar e trabalhar com arquivos em bibliotecas de documentos, compartilhar arquivos com colegas de trabalho, sincronizar arquivos e atualizar seu perfil do Office 365.

Apresentando sites de equipe

Um site de equipe do SharePoint é um espaço de trabalho colaborativo onde os colegas podem trabalhar nos mesmos arquivos, acompanhar projetos e interagir uns com os outros.

A figura mostra um site de equipe típico do SharePoint Online na janela do Office 365. Esses sites podem parecer diferentes dependendo de como os administradores os configuram, mas eles têm as mesmas ferramentas em comum. Um site de equipe fornece os meios para abrir aplicativos do Office 365, carregar e baixar arquivos e colaborar com colegas de trabalho. Essas páginas explicam como efetuar login no site de uma equipe e encontrar o caminho pela tela.

Site da equipe do SharePoint Online

Fazendo login em um site de equipe

Você precisa de uma senha e um endereço de rede para fazer logon em um site de equipe do SharePoint. É provável que você obtenha esses itens com o administrador do sistema da vizinhança. Siga estas etapas para fazer logon em um site de equipe do SharePoint:

  1.  Abra um navegador da web e navegue até o site da equipe da sua organização. A aparência do endereço da web do site de sua equipe depende de sua empresa usar seu próprio nome de domínio (como company.com) ou o formato de nomeação padrão do Office 365 (que se parece com yourcompany.sharepoint.com).  Se você for solicitado a obter credenciais, digite seu nome de usuário, sua senha e clique em OK. O que acontece a seguir depende da aparência do seu ambiente local (no local) e de como o administrador configurou o SharePoint. Você pode entrar no site da equipe sem precisar digitar seu nome de usuário e senha.

Localizando um site de equipe do SharePoint Online

Consulte a figura anterior ao visitar um site de equipe típico do Sharepoint:

  • Iniciador de aplicativos: para iniciar aplicativos Web do Office 365. Devido à sua aparência, às vezes é chamado de menu waffle. Notificações: Para receber alertas administrativos e definidos pelo usuário. Configurações: Para alterar as configurações do usuário. Quais opções você obtém depende do seu nível de privilégio. Menu do usuário: para fazer login, sair e visualizar seu perfil. Pesquisa no site: para encontrar conteúdo no site. Painel de navegação: para acessar conteúdo popular no site da equipe. Normalmente, um administrador do site determina o que aparece no painel Navegação. Listas: Para listar tarefas que precisam ser executadas, incluindo itens de trabalho do projeto e itens de "tarefas a fazer" de uso geral. O SharePoint oferece modelos pré-criados para diferentes tipos de listas, muitos dos quais permitem atribuir itens de lista a usuários específicos do SharePoint. Bibliotecas de documentos: para hospedar arquivos nos quais você e outros membros da equipe podem abrir e trabalhar.

Um site do SharePoint é um site como outro qualquer. Você pode criar marcadores no seu navegador para os lugares do SharePoint que você visita com frequência.

Como trabalhar com bibliotecas de documentos

A biblioteca de documentos é o repositório de dados fundamental em um site do SharePoint. Não deixe a palavra documento enganar você. Você pode armazenar qualquer tipo de arquivo em uma biblioteca de documentos.

Use a biblioteca de documentos para armazenar arquivos com a finalidade de colaboração. Essas páginas explicam como abrir arquivos na biblioteca de documentos, fazer upload de arquivos, co-editar e compartilhar arquivos.

Abrindo um arquivo em uma biblioteca de documentos

Siga estas etapas para localizar e abrir um arquivo:

  1.  Use a barra de navegação para encontrar e selecionar o arquivo que deseja abrir. O administrador pode ter colocado um atalho para a biblioteca de documentos na home page do site da equipe ou em outro local do site.  Clique no botão Abrir (os três pontos) ao lado do nome do arquivo que você deseja abrir. Uma janela pop-up aparece, como mostrado. Ele mostra uma visualização do arquivo, para que você possa abrir o arquivo correto.  Clique no botão Mais ações (três pontos, novamente). A figura mostra onde o botão Mais ações está localizado. Um menu pop-up aparece com todas as ações possíveis que você pode executar com o arquivo, conforme mostrado.  Abra o arquivo Você pode abrir o arquivo em um aplicativo da área de trabalho do Office ou em um Office Web App:
  • Aplicativo de área de trabalho do Office: escolha a primeira opção no menu pop-up. Por exemplo, se você estiver lidando com um documento do Word, escolha Abrir no Word. O arquivo é baixado no seu computador para que você possa trabalhar nele. As alterações feitas no arquivo do seu computador são carregadas automaticamente na cópia armazenada no SharePoint. Office Web App: Escolha a segunda opção no menu pop-up, a opção com a palavra online em seu nome. Um Web App é aberto para que você possa editar o arquivo.
Biblioteca de documentos do SharePoint

Aqui está um atalho: Para abrir um arquivo em um Office Web App, basta clicar no nome em uma biblioteca de documentos.

Como trabalhar com colegas de trabalho no mesmo arquivo

Às vezes, quando você tenta abrir um arquivo, não pode fazê-lo porque alguém chegou lá primeiro. Os administradores decidem se mais de uma pessoa pode editar um arquivo ao mesmo tempo.

Se um arquivo permitir mais de um editor, siga estas etapas para abrir um arquivo que está sendo editado no momento e faça suas próprias contribuições:

  1.  Abra um arquivo na biblioteca de documentos. O tópico anterior deste capítulo explica como abrir um arquivo. A figura a seguir mostra um arquivo do Word aberto no Word Web App.  Procure indicações de que o arquivo está sendo editado por um colega no momento. Conforme mostrado, o Word Web App informa o nome (ou nomes) de outras pessoas que trabalham no arquivo. Se você olhar com cuidado, também poderá ver a localização do cursor de outros editores. O SharePoint é perfeitamente adequado, permitindo que várias pessoas colaborem no mesmo arquivo.  Faça suas alterações editoriais no arquivo.  Quando terminar de editar, clique no botão Voltar do navegador da Web ou no Iniciador de aplicativos do Office 365 para retornar ao site da equipe. Não se preocupe em salvar as alterações em um arquivo. O Office 365 salva suas alterações automaticamente.
Coedição no SharePoint Online

Como fazer upload de arquivos para uma biblioteca de documentos

Siga estas etapas para carregar um arquivo do seu computador para uma biblioteca de documentos do SharePoint Online:

  1.  No SharePoint, vá para a biblioteca de documentos em que deseja carregar o arquivo.  Clique em Upload. Conforme mostrado na figura a seguir, a caixa de diálogo Adicionar um documento é exibida. Se você não vir o botão Upload em uma biblioteca de documentos, fale com seu administrador. Você pode não ter permissão para fazer upload de arquivos.  Na caixa de diálogo Adicionar um documento, clique no botão Escolher arquivos.  Na caixa de diálogo Abrir, selecione o arquivo que você deseja carregar e clique em Abrir. Você pode carregar mais de um arquivo, selecionando mais de um na caixa de diálogo Abrir.  Na caixa de diálogo Adicionar um documento, digite os comentários da versão, se necessário. O SharePoint pode ser configurado para armazenar várias versões do mesmo documento. Seu administrador pode exigir que você insira comentários para descrever o arquivo que você enviou.  Clique OK. Enquanto você está nisso, veja se o arquivo que você enviou aparece na biblioteca de documentos.
fazendo upload para a biblioteca de documentos

Para fazer upload de arquivos, você pode arrastar um ou mais arquivos de uma janela do File Explorer no seu computador e soltá-los em uma biblioteca de documentos. Quão conveniente!

Como compartilhar arquivos com colegas de trabalho

Na terminologia do SharePoint, compartilhar significa conscientizar os colegas sobre um arquivo que eles podem editar. Depois de compartilhar um arquivo, você pode alertar os colegas de trabalho por email que o arquivo foi compartilhado. Às vezes, os administradores não permitem que alguém compartilhe um arquivo, mas se você pode compartilhar arquivos, siga estas etapas para compartilhar um arquivo com um colega de trabalho:

  1.  Localize o arquivo que deseja compartilhar e clique no botão Abrir. Procure os três pontos ao lado do nome do arquivo para encontrar o botão Abrir. Uma janela pop-up aparece.  Clique em Compartilhar na parte inferior da janela pop-up. Você vê a caixa de diálogo Compartilhar, como mostrado. colaboração no escritório Convidar um colega de trabalho para colaborar em um arquivo.  Digite o nome da pessoa com quem você deseja compartilhar o arquivo. O SharePoint abre uma lista suspensa assim que você começa a digitar. Você pode escolher um nome da lista.  Digite uma mensagem descritiva. Você pode explicar qual é o arquivo e por que deseja compartilhá-lo.  Marque ou desmarque a opção Exigir login. Desmarque a opção Exigir entrada, se desejar compartilhar o arquivo com pessoas de fora da sua organização. Para uso comercial comum, selecione esta opção para garantir que apenas os membros do site da equipe possam visualizar o arquivo.  Selecione a opção Enviar um convite por email.  Clique no botão Compartilhar.

A figura a seguir mostra a aparência de uma mensagem de compartilhamento para a pessoa que a recebe. O destinatário pode clicar no botão Abrir para abrir o arquivo e começar a trabalhar nele.

Convite do SharePoint para compartilhar

Um convite para compartilhar um arquivo.

Como visualizar arquivos offline

Às vezes, seu computador não consegue acessar o portal do SharePoint Online. Por exemplo, imagine que você está em um avião e precisa atualizar alguns arquivos de trabalho, mas não está conectado ao SharePoint. Para resolver esse problema de acesso offline a documentos, o Office 365 nos dá a oportunidade de sincronizar arquivos. A sincronização permite acessar arquivos baseados no SharePoint em seu computador local e não precisa se preocupar em ter uma conexão com a Internet. Depois que você se reconecta à Internet (depois que o avião pousa), o OneDrive sincroniza os arquivos com suas contrapartes online.

É importante entender que o OneDrive sincroniza duas cópias de cada arquivo, uma cópia armazenada em uma biblioteca de documentos do SharePoint Online e a outra cópia armazenada localmente no seu computador.

Siga estas etapas para sincronizar arquivos do SharePoint com arquivos com o mesmo nome no OneDrive:

  1.  No SharePoint, localize a biblioteca de documentos que você deseja sincronizar com o seu computador. Você não precisa sincronizar todas as bibliotecas de documentos do site da equipe. Sincronize apenas os arquivos que você deseja acessar offline.  No menu da biblioteca de documentos, clique em Sincronizar. A figura a seguir mostra onde o botão Sync está localizado. Uma notificação pop-up informa que o SharePoint está baixando o conteúdo da biblioteca de documentos e sincronizando-o com o cliente do OneDrive for Business.  Na área de notificação da barra de tarefas do Windows 10, clique no ícone do OneDrive. Como mostrado, este ícone se parece com uma nuvem. Uma lista de arquivos sincronizados recentemente é exibida, nesse caso os arquivos da biblioteca de documentos.  Na janela do OneDrive, clique em Abrir pasta para exibir suas cópias de arquivos locais. A partir de agora, você poderá trabalhar nesses arquivos localmente ou diretamente do SharePoint. O OneDrive manterá todas as alterações sincronizadas automaticamente.
Arquivos do SharePoint offline

Aprofundando no Office 365

O Office 365 oferece a tela Delve para atualizar seu perfil e se comunicar melhor com os membros da equipe. Dependendo do tamanho da sua organização, garantir que o seu perfil do Office 365 esteja atualizado pode ser extremamente útil. Os colegas de trabalho podem olhar para o seu perfil do Office 365 para ver se você é o ajuste certo para um projeto. Eles podem olhar para o seu perfil para descobrir como encontrá-lo. A tela do Delve é um pouco como um portal de mídia social, pois oferece uma maneira conveniente de se comunicar com sua equipe.

Siga estas etapas para se aprofundar no Office 365:

  1.  No SharePoint Online, abra o menu Usuário e clique em Meu Perfil. O menu do usuário está localizado no canto superior direito da tela do Office 365. A tela Delve é aberta, como mostrado.  Use os controles na tela Delve para atualizar seu perfil e interagir com colegas. Você pode personalizar essa tela para se tornar mais apresentável aos seus colegas de trabalho.  Clique em Atualizar perfil quando terminar de fazer as alterações.
Tela Delve do SharePoint