1. Como instalar o QuickBooks 2020 em 10 etapas fáceis

Por Stephen L. Nelson

Se você ainda não instalou o QuickBooks 2020, termine agora e siga estas dez etapas fáceis:

 1. Ligue o PC.

Encontre e ligue o interruptor do computador. Dependendo da versão do Windows que você está usando (Windows 7, 8 ou 10), sua tela pode parecer um pouco diferente das figuras aqui. Estou usando o Windows 10, a propósito. (Não que você se importe ou que isso importe.)

Se você estiver instalando o QuickBooks em um computador executando uma edição profissional ou comercial do Windows, pode ser necessário fazer logon como administrador ou como usuário com direitos de administrador. Nos sabores comerciais dos sistemas operacionais Windows, os recursos de segurança do Windows exigem que um administrador instale o programa QuickBooks.

 2. Baixe o software QuickBooks e clique em Avançar.

Você provavelmente comprou o QuickBooks diretamente no site da Intuit. Nesse caso, depois de baixar o software, o Windows solicitará que você execute o InstallShield Wizard (outro programa), que inicia o programa de instalação do QuickBooks. Eventualmente, o Windows exibe uma pequena caixa de mensagem informando Bem-vindo ao QuickBooks Desktop.

Como alternativa, você pode ter adquirido o programa QuickBooks em algum lugar como uma loja de material de escritório. Nesse caso, você precisa abrir o pacote QuickBooks e sair do CD (que se parece exatamente com os que tocam música). Em seguida, insira o CD na sua unidade de CD-ROM. O Windows reconhece que você inseriu o CD do QuickBooks, eventualmente inicia o programa de instalação do QuickBooks e exibe uma pequena caixa de mensagem informando Bem-vindo ao QuickBooks Desktop.

Clique em Avançar na caixa de mensagem para realmente começar. (Pode ser necessário clicar em Avançar novamente.)

 3. Indique que você aceita o contrato de licença do QuickBooks e clique em Avançar.

Após o início do programa de instalação do QuickBooks, o QuickBooks pergunta se você concorda em seguir suas regras, conforme descrito em detalhes tediosos no contrato de licença exibido na tela. Supondo que você faça - e tenha que concordar em instalar o software - marque a caixa de seleção Eu aceito os termos do contrato de licença (mas apenas porque não tenho outra opção) e clique em Avançar.

 4. Forneça os números da licença e do produto e clique em Avançar.

Quando a janela Números de licença e produto aparecer, insira esses dois bits de informações de licenciamento (eles devem ser impressos em um adesivo amarelo na parte de trás da capa do CD ou exibido na janela do recibo de compra, se você baixou o software) e clique em Avançar.

 5. Descreva qualquer compartilhamento de rede que você planeja.

Quando a janela Opções de rede e personalizadas aparecer, especifique se você deseja compartilhar o arquivo de dados do QuickBooks em uma rede. A maioria das pequenas empresas não. Se sua empresa estiver nessa situação, quando solicitado, basta indicar que você usará o QuickBooks apenas no computador em que está instalando o software.

Você pode ter algumas outras opções, no entanto, dependendo da versão do QuickBooks que você instala. Você pode instalar o QuickBooks no computador e disponibilizar os dados do QuickBooks para outros computadores na rede, ou pode pular a instalação do software QuickBooks, mas armazenar o arquivo de dados do QuickBooks no computador.

Janela Opções de rede e personalizadas

 6. Selecione o local da instalação e clique em Avançar.

Quando a janela Atualizar ou alterar local de instalação aparecer, clique no botão Avançar para usar o local de instalação padrão do Intuit. (O local da instalação padrão é adequado para 999 de 1.000 usuários.)

Você não precisa escolher o local de instalação sugerido. Você pode optar por manter o programa QuickBooks e os arquivos de dados armazenados em outro local. Não falo sobre essa opção aqui porque a maioria das pessoas não deseja (e não deve) fazer essa personalização. Além disso, se você é alguém que pode personalizar com segurança as configurações do local de instalação do QuickBooks, não precisa da minha ajuda para descobrir como essa alteração funciona.

Janela Atualizar ou alterar local da instalação

 7. Inicie a instalação clicando em Instalar.

O programa de instalação informa, finalmente, que está pronto para começar assim que você clicar em Instalar. Clique em instalar. O programa começa a instalar o QuickBooks Desktop.

Enquanto o programa de instalação é executado, uma pequena barra mostra seu progresso.

Se você precisar cancelar a instalação a qualquer momento, basta clicar em Cancelar. O QuickBooks avisa que a instalação está incompleta. Tudo bem; basta iniciar a configuração do zero na próxima vez.

 8. Dedique alguns minutos para contemplar o sentido da vida ou tome um copo de água.

 9. Quando o programa de instalação terminar, clique em Abrir QuickBooks.

Parabéns. Você terminou a instalação. Você tem um novo item no menu Programas e provavelmente novos atalhos na área de trabalho.

 10. Ative o QuickBooks.

Na primeira vez que você abre o QuickBooks, o programa solicita que você ative o QuickBooks. Essencialmente, ativação significa dizer ao QuickBooks quem você é. Se o QuickBooks puder adivinhar sua identidade usando as informações antigas de registro de produto encontradas no seu computador, ele simplesmente solicitará que você confirme se a suposição está correta. Caso contrário, você precisará pular algumas etapas e fornecer informações adicionais de identificação.

Você provavelmente deseja registrar o QuickBooks antes de começar a usá-lo.

Se você trabalha em uma rede e deseja compartilhar um arquivo do QuickBooks armazenado em um computador com outro computador na rede, é necessário instalar o QuickBooks em todos os outros computadores que deseja usar para trabalhar com o arquivo. Nota: Você precisa de uma cópia separada do QuickBooks (como a versão de cinco pacotes) para cada computador no qual deseja instalar o QuickBooks.

A propósito, executar o QuickBooks em uma rede com vários usuários do QuickBooks não é super complicado nem muito complicado. O QuickBooks cuida das coisas difíceis. Se você tiver mais de uma pessoa usando o QuickBooks, você deve a si mesmo (e à sua empresa) configurar uma rede e, em seguida, comprar e instalar várias cópias do QuickBooks.

  1. Como rastrear a milhagem dos veículos no QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

O QuickBooks fornece um rastreador de milhagem de veículo comercial que você pode usar para rastrear e contabilizar a milhagem comercial. Como você já deve saber, é necessário conhecer as milhas totais e as milhas comerciais para deduzir com precisão as despesas do veículo em sua declaração de imposto. (Se você não tem certeza de como isso funciona, converse com seu consultor tributário.)

Identificando seus veículos

Por lei, você precisa acompanhar sua milhagem por veículo. O QuickBooks 2020, consequentemente, fornece uma lista de Veículos. Para adicionar itens à lista Veículo, siga estas etapas:

A janela Lista de Veículos

Registro de milhas de veículos

Depois de adicionar seus veículos comerciais à lista Veículo, você registra cada viagem usando a janela Inserir milhagem do veículo. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

A janela Inserir milhagem do veículo

Usando os relatórios do veículo

Se você clicar no botão Relatórios na parte inferior da janela Lista de veículos, o QuickBooks exibirá um menu suspenso que lista quatro relatórios de milhagem de veículo: Milhagem por resumo de veículo, Milhagem por detalhe de veículo, Milhagem por detalhe de veículo, Milhagem por resumo de trabalho e Milhagem por detalhe de trabalho.

Você pode acessar outro menu de comandos que produzem esses mesmos relatórios clicando no botão Relatórios de milhagem que aparece na parte superior da janela Inserir milhagem do veículo.

Para produzir um relatório específico de quilometragem do veículo, escolha um dos relatórios em um desses menus.

Atualização das taxas de milhagem do veículo

Se você clicar no botão Tarifas de milhagem na parte superior da janela Inserir milhagem do veículo, o QuickBooks exibirá a caixa de diálogo Tarifas de milhagem. A caixa de diálogo Taxas de milhagem lista as taxas de milhagem Internal Revenue Service (IRS) e suas datas efetivas. Você pode inserir uma nova taxa de milhagem clicando na próxima linha aberta da programação da taxa de milhagem e inserindo a data efetiva na coluna Data Efetiva e a taxa padrão na coluna Taxa. Você pode encontrar a taxa de milhagem de negócios do ano atual no site do IRS.

A caixa de diálogo Taxas de milhagem

Nota: em 2019, a taxa de milhagem padrão equivalia a 58 centavos de dólar por milha, mas o IRS geralmente atualiza esse valor uma vez e às vezes duas vezes por ano. Portanto, você deseja verificar a taxa atual quando faz seus cálculos. Em outras palavras, não use uma das taxas de milhagem padrão antigas e desatualizadas. Por favor.

  1. Como configurar uma lista de ativos fixos no QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

Se sua empresa possui muitas coisas com valor duradouro, você ou seu contador precisam acompanhar os itens. Se você precisar rastrear os itens, poderá fazê-lo usando a lista de Ativos fixos no QuickBooks 2020.

Adicionando itens à lista de Ativos fixos

Para adicionar um móvel, algum equipamento ou maquinaria ou outro item de valor duradouro à lista de Ativos fixos, siga estas etapas:

Janela Lista de itens do ativo fixo

Adicionando itens de ativo fixo em tempo real

Você pode adicionar itens à lista de Ativos fixos, conforme descrito nos parágrafos anteriores. Como alternativa, você pode adicionar um item à lista Ativo fixo ao registrar a fatura que registra a fatura do fornecedor do ativo ou ao registrar a verificação que paga a fatura do fornecedor pelo ativo.

Veja como isso funciona: se você disse ao QuickBooks que deseja manter uma lista de ativos fixos, o QuickBooks solicita que você adicione um item de ativo fixo ao categorizar ou debitar uma conta de ativo fixo ao inserir uma fatura ou registrar um cheque.

Para coletar as informações necessárias para configurar o item do ativo fixo, o QuickBooks exibe a mesma janela Novo Item. As etapas para preencher a janela Novo Item também funcionam ao adicionar itens de ativo fixo em tempo real.

Editando itens na lista de Ativos fixos

Para editar um item de ativo fixo - digamos que você cometeu um erro ao inserir algumas informações - siga estas etapas:

A janela Editar Item

O QuickBooks não faz contabilidade com as informações de compra e / ou vendas mostradas nas janelas Novo Item e Editar Item. Ele não adiciona um ativo ao balanço porque você configura um item de ativo fixo, por exemplo. E o QuickBooks não calculará o ganho ou a perda na disposição do ativo porque você insere informações de vendas. Você precisa fazer isso sozinho - ou solicitar que seu contador faça isso - usando transações padrão do QuickBooks ou lançamentos contábeis tradicionais.

  1. SoftwareSoftware de negóciosQuartos de leitura rápidaComo compartilhar arquivos do QuickBooks 2020

Por Stephen L. Nelson

Ok, aqui está uma oferta interessante: no QuickBooks, você pode configurar permissões de usuário, que permitem especificar quem tem acesso a quais áreas dos seus arquivos do QuickBooks. De fato, você também pode trabalhar com seu arquivo QuickBooks em uma rede e em um ambiente de vários usuários usando um recurso poderoso chamado bloqueio de registro.

Se você trabalha em uma rede e precisa usar ou apenas deseja saber sobre os recursos de rede do QuickBooks, leia este artigo. Se você é o único que usa o QuickBooks, pode pular este artigo.

Compartilhando um arquivo QuickBooks em uma rede

Dois recursos importantes potencializam o recurso de rede multiusuário do QuickBooks: permissões de usuário e bloqueio de registros. O recurso de permissões de usuário fornece a vários usuários de um arquivo QuickBooks configurações de permissões exclusivas para acessar diferentes áreas do QuickBooks. O bloqueio de registros, o segundo recurso, permite que mais de uma pessoa efetue login e trabalhe simultaneamente com um arquivo QuickBooks.

Permissões de usuário

O QuickBooks permite definir permissões de usuário para que você possa conceder diferentes privilégios a diferentes usuários do QuickBooks. Jane Owner pode fazer o que quiser porque, metaforicamente falando, é Da Man. Joe Clerk, no entanto, pode ser capaz de inserir apenas contas. Joe, um funcionário humilde de julgamento e discrição talvez duvidoso, pode não ter a capacidade de visualizar a demonstração de resultados da empresa, imprimir cheques ou registrar pagamentos de clientes. Essa ideia faz sentido em um nível prático, certo? Em uma situação em que várias pessoas acessam o arquivo QuickBooks, você deseja garantir que as informações confidenciais permaneçam confidenciais.

Você também deseja garantir que as pessoas não possam intencionalmente ou não intencionalmente corromper seus registros financeiros. Você não deseja que alguém insira dados incorretos (talvez porque ele se encontre em alguma área do programa QuickBooks em que não tem negócios). E você não quer que alguém grave transações fraudulentas, como cheques falsos, para que ela possa receber dinheiro.

Eu acho que se você refletir sobre essas coisas de permissões de usuário, perceberá que "Ei, sim, isso faz sentido!" Portanto, não vou falar mais sobre isso. Deixe-me concluir lançando algumas observações gerais sobre como você decide quais permissões de usuário são apropriadas:

  • Confidencialidade dos dados: esse problema provavelmente tem mais a ver com sua filosofia de gerenciamento. Quanto mais aberto você é sobre as coisas, menos provavelmente você precisa se preocupar com as pessoas bisbilhotando. Quero ressaltar, no entanto, que a folha de pagamento é sempre um assunto delicado. Se todo mundo sabe o que todo mundo recebe, algumas discussões interessantes ocorrem - mas você já sabia disso. Corrupção de dados: em relação à corrupção de dados, você precisa saber que as pessoas geralmente aplicam duas regras gerais: Não dê às pessoas acesso a ferramentas que elas não sabem usar. Isso está apenas pedindo problemas. Certifique-se de que ninguém possa ficar sem supervisão em alguma área do sistema contábil - especialmente se essa pessoa registra ou lida com dinheiro.

Se possível, use um sistema de amigos em que as pessoas façam coisas juntas, para que as pessoas sempre verifiquem o trabalho de outras pessoas - mesmo que apenas indiretamente. Talvez Joe registre uma conta, mas Jane sempre corta o cheque para pagar a conta. Talvez Raul registre as faturas dos clientes, mas Chang as envie. Talvez Saul registre recebimentos de dinheiro, mas Beth os deposita. Você vê o padrão, certo? Se duas pessoas lidam com um evento econômico específico - novamente, especialmente um que envolve dinheiro - é uma boa idéia para Joe e Jane, Raul e Chang e Saul e Beth olharem por cima dos ombros uns dos outros.

Bloqueio de registro

A maneira mais fácil de entender o bloqueio de registros é compará-lo com a outra variedade de bloqueios: bloqueio de arquivos. A maioria dos outros programas usa bloqueio de arquivos. O bloqueio de arquivo significa que, se uma pessoa na rede tiver, digamos, um documento de processamento de texto aberto, ninguém mais na rede poderá abrir e editar esse documento. Outros podem abrir uma cópia do documento que eles podem salvar em seus computadores, mas não podem editar o documento original. O sistema operacional bloqueia o documento original (o arquivo) para que apenas uma pessoa possa brincar com o arquivo por vez. Esse bloqueio garante a integridade dos dados e as alterações que as pessoas fazem nos dados. (Se esse negócio de garantir a integridade parecer estranho, pense na dificuldade de garantir que as alterações de ambas as pessoas acabem em um documento de processamento de texto que as duas estão editando simultaneamente.)

O bloqueio de registros funciona de maneira diferente. Com o bloqueio de registros, mais de uma pessoa na rede pode abrir e editar o mesmo arquivo de uma só vez, mas apenas uma pessoa pode trabalhar com um registro específico.

Um registro é parte de um arquivo. Em um arquivo de faturas que você deve aos fornecedores, por exemplo, o arquivo é toda a coleção de faturas. As faturas individuais são registros no arquivo e mais de uma pessoa pode abrir o arquivo de faturas. Contas individuais, no entanto - os registros individuais que compõem o arquivo - são bloqueadas quando uma pessoa pega um registro.

Essas informações podem parecer muita confusão, mas a diferenciação entre arquivos e registros em um arquivo é o que torna o compartilhamento de arquivos possível. No QuickBooks, por exemplo, se Jane estiver inserindo uma fatura da Alpha Company em um arquivo, Joe poderá editar uma fatura da Beta Corporation porque as duas faturas são registros diferentes. Por causa do bloqueio de registros, no entanto, Jane não pode brincar com a fatura da Beta Corporation que Joe está editando. E Joe - novamente, por causa do bloqueio de registros - não pode mexer na conta da Alpha Company que Jane está entrando.

Restaurado de maneira mais geral, duas pessoas não podem editar o mesmo registro em um arquivo ao mesmo tempo. O bloqueio de registros permite que os funcionários usem um arquivo em um ambiente multiusuário, pois permite que mais de uma pessoa trabalhe com um arquivo.

Instalando o QuickBooks para uso em rede

Para instalar o QuickBooks para uso em rede, você deve primeiro instalar o QuickBooks em todos os computadores na rede que precisam acessar e trabalhar com o arquivo QuickBooks. Esta tarefa não é complicada. Você não precisa instalar o QuickBooks de maneira sofisticada para poder compartilhar arquivos do QuickBooks.

Você precisa comprar uma cópia do QuickBooks para cada computador que executará o programa. Se você tiver três computadores nos quais deseja usar o QuickBooks, precisará comprar três cópias do QuickBooks. Ou você pode comprar uma versão especial de licença de múltiplos lugares do QuickBooks. Se você tentar instalar uma única cópia do QuickBooks (com um único código de chave) em vários computadores, o QuickBooks não permitirá que dois computadores usando o mesmo código de chave compartilhem um arquivo no modo multiusuário.

Ao criar o arquivo que deseja compartilhar, você precisa armazenar o arquivo em um local onde outros usuários do QuickBooks possam acessá-lo. Ou seja, pode ser necessário armazenar o arquivo em um servidor. Você também pode armazenar o arquivo em um computador cliente, desde que designe permissões de compartilhamento para a pasta ou a unidade na qual você salvou o arquivo QuickBooks.

Outra coisa importante: quem cria o arquivo QuickBooks automaticamente se torna o administrador do arquivo. O administrador do arquivo tem acesso a todas as áreas do arquivo e configura os outros usuários, para que você não queira que ninguém configure o arquivo QuickBooks. O proprietário da empresa ou o chefe de contabilidade é adequado para este trabalho. De qualquer forma, a pessoa que configura o arquivo deve ser uma pessoa confiável e regular em todo o escritório, fácil de encontrar qualquer dúvida ou problema que surja. Além disso, essa pessoa provavelmente deve ter uma sólida formação em contabilidade. Veja a seção a seguir para mais detalhes.

Definindo permissões de usuário

Você pode informar ao QuickBooks quem mais usará o arquivo e definirá permissões para essas outras pessoas durante a Instalação do QuickBooks ou posterior.

Permissões de usuário no Enterprise Solutions

Para definir permissões no Enterprise Solutions, siga estas etapas:

 1. Diga ao QuickBooks que deseja definir permissões de usuário.

Escolha o comando Empresa → Usuários → Configurar usuários e funções. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Usuários e Funções (não mostrada).

 2. Indique que você deseja configurar um novo usuário.

Clique no botão Novo para que o QuickBooks exiba a caixa de diálogo Novo Usuário (não mostrada), que lista uma variedade de funções contábeis que um usuário do QuickBooks pode preencher. Essas funções oferecem ao usuário a capacidade de executar tarefas contábeis apropriadas com o programa QuickBooks. A caixa Descrição na parte inferior da caixa de diálogo resume as tarefas que se espera que alguém em uma determinada função execute.

 3. Selecione a função que melhor corresponde ao usuário que você está descrevendo e clique em Adicionar.

A propósito, os proprietários devem ter a função de acesso total para que possam fazer o que quiserem. Observe que você pode atribuir a um usuário mais de uma função.

Se você deseja alterar as permissões de um usuário existente, selecione o usuário na guia Lista de usuários e clique no botão Editar. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar usuário (não mostrada), que se assemelha à caixa de diálogo Novo usuário e permite alterar a função ou funções de um usuário.

 4. Clique em OK para retornar à caixa de diálogo Usuários e Funções.

Você pode revisar as permissões (basicamente, a lista de recursos que o QuickBooks permite) para uma pessoa específica ou uma função predefinida. Para ver as permissões que um usuário possui, selecione a guia Lista de Usuários da caixa de diálogo Usuários e Funções, clique no botão Exibir Permissões, selecione o usuário na caixa de listagem e clique no botão Exibir. O QuickBooks exibe uma grande caixa de diálogo que identifica especificamente o que o usuário pode fazer. Para ver as permissões de uma determinada função, selecione a guia Lista de Funções da caixa de diálogo Usuários e Funções, clique no botão Exibir Permissões, selecione a função e, em seguida, clique no botão Exibir.

Permissões de usuário no QuickBooks Pro e Premier

Para definir permissões no QuickBooks Pro ou QuickBooks Premier, siga estas etapas:

 1. Escolha o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Configurar usuários.

 O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários (consulte a figura).

Caixa de diálogo Lista de Usuários

 2. Clique no botão Adicionar usuário.

O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, usada para adicionar novos usuários e especificar senhas.

Caixa de diálogo Configurar Senha e Acesso do Usuário

 3. Digite um nome de usuário e senha da pessoa adicional que você deseja poder usar o arquivo QuickBooks; digite a senha novamente na caixa de texto Confirmar senha.

Redigitar a senha confirma que você digitou a senha corretamente na primeira vez.

A partir deste momento, quando alguém abre o arquivo QuickBooks, o QuickBooks solicita um nome de usuário e senha. Portanto, para outra pessoa acessar o arquivo QuickBooks, ela deve inserir o nome de usuário e a senha que você definiu.

 4. Especifique o acesso do usuário.

O QuickBooks exibe uma caixa de diálogo perguntando se você deseja que a pessoa tenha acesso a todas as áreas do arquivo QuickBooks ou apenas a algumas áreas.

Se você especificar que deseja conceder acesso apenas a algumas áreas - o caso usual, provavelmente - o QuickBooks exibirá uma série de caixas de diálogo que permitem definir permissões para cada área. Você seleciona o botão de opção Sem acesso para tornar uma área específica (como itens bancários) fora dos limites para o usuário, selecione o botão de opção Todas as áreas do QuickBooks para conceder ao usuário permissão para criar e imprimir transações e relatórios na área ou selecionar o botão de opção Áreas selecionadas do QuickBooks para fornecer ao usuário acesso parcial à área. Se você escolher a opção Áreas selecionadas, precisará especificar o acesso limitado, percorrendo as páginas do assistente e descrevendo em detalhes rigorosos o acesso que deseja que o usuário tenha. Você também pode especificar se outros aplicativos (como o TurboTax) terão acesso aos dados do QuickBooks.

o acesso do usuário está especificado

 5. Revise o acesso do usuário.

Depois de terminar de percorrer as caixas de diálogo Configurar senha e acesso do usuário, o QuickBooks mostra um resumo das permissões para um usuário. Clique no botão Voltar se precisar voltar e alterar as permissões de uma área ou clique em Concluir para indicar que você terminou de especificar o que o usuário específico pode fazer. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários novamente, com o novo usuário adicionado. Clique em Adicionar usuário para adicionar outro novo usuário, clique em Editar usuário para editar o usuário selecionado ou clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo.

Um usuário pode fazer logon e abrir um arquivo do QuickBooks a partir de qualquer computador na rede, desde que o computador tenha o QuickBooks instalado e tenha acesso de rede ao arquivo do QuickBooks. Se uma pessoa tentar abrir uma área restrita ou executar uma ação não autorizada, no entanto, o QuickBooks exibirá uma caixa de mensagem indicando que a pessoa não possui as permissões necessárias para executar a ação.

Especificando e trabalhando no modo multiusuário

Para que mais de uma pessoa trabalhe com um arquivo QuickBooks de uma vez, os usuários devem trabalhar com o arquivo QuickBooks no modo multiusuário. A primeira pessoa que abre o arquivo precisa especificar o modo multiusuário para que outras pessoas possam abrir o arquivo. Para especificar o modo multiusuário, escolha Arquivo–> Alternar para o modo multiusuário. Você pode dizer que está trabalhando no modo multiusuário porque a barra de título do QuickBooks indica isso. Quando outras pessoas abrem o arquivo QuickBooks, ele é aberto automaticamente no modo multiusuário. Para outro usuário trabalhar no modo de usuário único, os outros usuários devem fechar o arquivo QuickBooks, e o usuário que deseja trabalhar no modo de usuário único precisa escolher Arquivo–> Alternar para o modo de usuário único.

Compartilhar um arquivo QuickBooks através de uma rede envolve alguns truques. Primeiro, você precisa garantir que ninguém que esteja no modo de usuário único esteja usando o arquivo que deseja abrir. Se alguém estiver usando o arquivo e você tentar abri-lo, o QuickBooks exibirá uma mensagem indicando que alguém está usando o arquivo da empresa no modo de usuário único. Diga à pessoa para alternar para o modo multiusuário e clique no botão Try Again.

Assim que você começa a criar ou editar uma transação, o QuickBooks bloqueia a transação. Dessa forma, ninguém mais pode editar a transação enquanto você trabalha nela. Você pode saber se possui uma transação aberta no modo de edição, pelo que o QuickBooks exibe na barra de título na parte superior do formulário: Editando Transação. Outros usuários podem abrir a transação enquanto você a edita no modo de edição, mas eles não podem fazer alterações até que você termine.

Se você tentar editar uma transação que sua colega de trabalho Harriet já tenha aberto no modo de edição, por exemplo, o QuickBooks exibirá uma mensagem que diz (e aqui, parafraseando) Com licença, Bubba. Harriet está trabalhando com essa transação. Você precisa voltar mais tarde.